Dalam perdagangan internasional, dokumen menjadi elemen penting yang tidak bisa diabaikan. Salah satunya adalah commercial invoice, yang sering dianggap hanya sebagai tagihan, padahal memiliki fungsi kompleks yang menyangkut perpajakan, bea cukai, hingga kelancaran logistik.
Sayangnya, banyak pelaku usaha, terutama UKM dan pemilik bisnis pemula, belum memahami peran dokumen ini secara menyeluruh. Dengan memahami commercial invoice secara benar, pelaku bisnis dapat menghindari kesalahan administratif, mempercepat distribusi barang lintas negara, dan menjaga transparansi dalam transaksi global.
Apa Itu Commercial Invoice?
Commercial invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dalam transaksi internasional. Isinya mencakup rincian barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, syarat pembayaran, hingga detail pengiriman.
Berbeda dengan invoice biasa yang umumnya digunakan dalam transaksi domestik, commercial invoice berfungsi sebagai dokumen hukum dan administratif dalam perdagangan lintas negara. Dokumen ini digunakan oleh berbagai pihak, termasuk pembeli, penjual, perusahaan logistik, hingga petugas bea cukai, untuk memastikan bahwa transaksi berjalan sesuai aturan.
Dengan kata lain, commercial invoice tidak hanya berperan sebagai bukti penjualan, tetapi juga sebagai dasar perhitungan pajak, bea masuk, perizinan, hingga klaim asuransi. Oleh karena itu, akurasi dan kelengkapan informasi di dalamnya sangat penting agar barang dapat dikirim dan diterima tanpa hambatan.
Fungsi Commercial Invoice
Commercial invoice tidak hanya berfungsi sebagai bukti penjualan, tetapi juga memiliki peran penting dalam aspek legal, fiskal, dan logistik. Berikut beberapa fungsi utamanya:
1. Dasar Perhitungan Pajak
Commercial invoice menjadi acuan utama bagi otoritas pajak, baik di negara asal maupun tujuan. Informasi harga, nilai transaksi, serta biaya tambahan digunakan untuk menentukan besarnya pajak impor atau bea masuk.
Kesalahan kecil dalam nominal bisa menyebabkan tarif pajak yang tidak sesuai atau bahkan denda. Oleh karena itu, kelengkapan dan keakuratan dokumen ini sangat penting untuk memastikan kepatuhan dan mencegah manipulasi nilai transaksi.
2. Dokumen Pengiriman
Dalam logistik, commercial invoice wajib menyertai barang selama proses distribusi. Pihak ekspedisi menggunakannya sebagai panduan memeriksa jumlah dan jenis barang. Dokumen ini juga mempercepat clearance di pelabuhan atau bandara.
Tanpa invoice, pengiriman berpotensi tertahan, yang bisa merugikan bisnis terutama untuk barang yang bersifat mendesak atau mudah rusak. Selain itu, commercial invoice juga menjadi acuan dalam klaim asuransi bila terjadi kerusakan atau kehilangan.
3. Acuan Petugas Bea Cukai
Commercial invoice digunakan oleh petugas bea cukai untuk memeriksa legalitas dan nilai transaksi. Mereka mencocokkan informasi dokumen dengan barang fisik serta menentukan HS code dan bea masuk yang berlaku.
Kesalahan klasifikasi produk dapat menimbulkan biaya tambahan. Selain itu, invoice juga membantu otoritas dalam mencegah masuknya barang ilegal atau berbahaya. Dengan kata lain, commercial invoice bukan hanya dokumen administratif, tetapi juga alat kepatuhan hukum.
4. Dokumen Perizinan Ekspor-Impor
Banyak negara mewajibkan commercial invoice sebagai syarat pengajuan izin ekspor atau impor. Dokumen ini membuktikan bahwa transaksi benar-benar terjadi dan bukan fiktif. Dalam ekspor, commercial invoice sering dibutuhkan untuk penerbitan dokumen pendukung seperti Certificate of Origin (COO). Sementara dalam impor, dokumen ini wajib dilampirkan saat mengajukan izin masuk barang.
Cara Membuat Commercial Invoice
Membuat commercial invoice tidak sulit, tetapi membutuhkan ketelitian agar sah secara hukum dan mudah dipahami semua pihak. Umumnya, invoice disusun dalam format digital maupun cetak, menggunakan template standar atau software akuntansi. Berikut langkah dasar membuat commercial invoice:
1. Gunakan Template Standar
Mulailah dengan template commercial invoice yang sesuai standar perdagangan internasional. Template ini biasanya sudah mencakup kolom penting seperti data penjual, pembeli, rincian barang, hingga metode pengiriman. Pilih format yang rapi, mudah dibaca, dan fleksibel untuk berbagai jenis transaksi. Template juga dapat dikembangkan menjadi sistem invoice digital agar lebih efisien.
2. Lengkapi Data Penjual dan Pembeli
Isi informasi detail kedua belah pihak, termasuk nama perusahaan, alamat, negara, nomor kontak, dan email. Pastikan sesuai dengan dokumen legal agar tidak menimbulkan kendala administrasi. Jika tersedia, cantumkan nomor identifikasi pajak (VAT ID atau NPWP) untuk memperkuat legalitas transaksi dan mempermudah proses verifikasi pajak internasional.
3. Tentukan Nomor Invoice dan Kontak
Setiap commercial invoice harus memiliki nomor unik agar mudah dilacak dalam pembukuan maupun audit. Cantumkan juga tanggal penerbitan serta kontak resmi yang bisa dihubungi bila ada klarifikasi. Nomor invoice yang konsisten mempermudah pencocokan pembayaran dan mencegah kesalahpahaman dengan pelanggan.
4. Cantumkan Ketentuan Penjualan dan Pembayaran
Jelaskan syarat penjualan secara jelas, seperti metode pembayaran (transfer bank, LC, kartu kredit), termin pembayaran (misalnya 30 hari setelah pengiriman), serta mata uang yang digunakan. Sobat Folio juga bisa menambahkan klausul tambahan, seperti penalti keterlambatan atau ketentuan pengembalian barang. Hal ini mencegah sengketa dan meningkatkan rasa percaya pembeli.
5. Rinci Metode Pengiriman dan Barang
Deskripsikan barang secara detail: jenis, jumlah, harga per unit, total harga, berat, atau dimensi jika diperlukan. Tambahkan HS code untuk keperluan bea cukai. Cantumkan metode pengiriman (laut, udara, atau darat), nama ekspedisi, nomor resi, estimasi waktu, serta negara asal barang. Informasi ini penting untuk memperlancar clearance di negara tujuan.
6. Tambahkan Informasi Lainnya (Opsional)
Beberapa informasi tambahan dapat dicantumkan, misalnya nomor purchase order, faktur proforma, syarat garansi, catatan legal, hingga biaya tambahan seperti asuransi atau pengemasan. Keterbukaan dalam mencantumkan detail tersebut mempercepat verifikasi dokumen dan membangun kepercayaan dengan mitra bisnis.
Dalam perdagangan internasional, commercial invoice bukan sekadar dokumen formalitas, tetapi kunci kelancaran transaksi lintas negara. Dengan memahami pengertian, fungsi, dan cara membuat commercial invoice, bisnis Sobat Folio dapat menghindari hambatan administratif, mempercepat proses logistik, dan menjaga kepercayaan mitra internasional.
Tidak hanya itu, Sobat Folio juga harus memastikan transaksi aman dengan pencatatan yang lengkap. Agar lebih terstruktur dan minim kesalahan, gunakan aplikasi kasir Folio POS. Aplikasi kasir digital ini tidak hanya memudahkan pencatatan transaksi, tetapi juga memiliki fitur unggulan seperti pembuatan invoice otomatis, laporan penjualan real-time, manajemen stok, hingga pengaturan pajak yang terintegrasi.
Folio POS sangat cocok digunakan untuk berbagai jenis usaha, mulai dari bisnis ritel, minimarket, toko parfum, apotek, carwash, salon, spa, hingga bengkel. Dengan Folio POS, operasional bisnis menjadi lebih efisien, profesional, dan terpercaya di mata pelanggan. Yuk,
coba gratis sekarang!
