Contoh laporan stok barang bisa dibuat dengan format Excel untuk kebutuhan harian atau bulanan. Menggunakan aplikasi kasir seperti Folio memudahkan pemilik usaha untuk membuat laporan stok barang saat ini, riwayat stok, hingga stok bahan baku. Saat membuat laporan stok, gunakan format yang konsisten, catat segera mungkin, tandai barang yang kurang laku, dan lakukan pengecekan berkala.
Salah satu tantangan terbesar pelaku UMKM dan ritel di Indonesia adalah mengelola stok barang dengan akurat. Tanpa laporan yang terstruktur, kamu berisiko kehabisan stok di saat yang tidak tepat, atau justru menimbun barang yang tidak laku hingga merugikan bisnis.
Itulah mengapa laporan stok barang menjadi bagian penting dari operasional bisnis, sekecil apapun skalanya. Dari laporan tersebut, kamu bisa mengetahui jumlah barang yang tersisa, berapa yang hilang atau rusak, serta mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat dan cepat.
Artikel ini menyajikan contoh laporan stok barang lengkap — mulai dari format Excel harian dan bulanan, hingga laporan otomatis dari aplikasi kasir Folio yang sudah digunakan oleh ratusan pelaku usaha di Indonesia. Yuk, simak selengkapnya!
Contoh Laporan Stok Barang Format Excel (Harian dan Bulanan)
Microsoft Excel adalah pilihan populer untuk mencatat pergerakan stok barang karena fleksibel, terjangkau, dan mudah dikustomisasi. Fitur-fitur seperti pivot table, grafik, conditional formatting, dan filter membantu kamu menganalisis data stok dengan lebih mudah.
Format Excel cocok untuk berbagai jenis usaha dengan kebutuhan manajemen stok yang sederhana, seperti toko kelontong, online shop, ritel kecil, hingga UMKM. Namun, untuk bisnis yang sudah berkembang dengan volume transaksi tinggi dan pengelolaan stok yang lebih kompleks, menggunakan aplikasi stok barang adalah langkah yang lebih efisien.
1. Contoh Laporan Stok Barang Harian Excel
Berikut adalah contoh laporan stok barang harian menggunakan Ms. Excel.
Contoh laporan stok barang harian Excel
Penjelasan kolom:
- Judul Laporan
- Nomor
- Kode Barang
- Nama Barang
- Harga Barang
- Stok Awal
- Jumlah Barang : Barang Masuk dan Barang Keluar
- Sisa Stok: (Stok Awal Barang Masuk) - Barang Keluar
- Nilai Persediaan Akhir: Sisa Stok x Harga Satuan
2. Contoh Laporan Stok Barang Bulanan Excel
Berikut ini contoh laporan stok barang bulanan menggunakan Ms. Excel.
Contoh laporan stok barang bulanan Excel
Penjelasan kolom:
- Judul Laporan
- Nomor
- Kode Barang
- Nama Barang
- Harga Barang
- Stok Awal: jumlah barang yang ada pada awal periode
- Stok Masuk dan Stok Keluar per Tanggal: Setiap tanggal, dicatat berapa banyak barang yang masuk dan keluar, misalnya pada tanggal 1 Oktober 2024, Kemeja Polos Pria memiliki Stok Masuk sebanyak 30 dan Stok Keluar Sebanyak 20
- Sisa Stok: Dihitung dengan rumus: (Stok Awal Total Stok Masuk) - (Total Stok Keluar)
- Nilai Persediaan Akhir: Sisa Stok x Harga Satuan
Catatan: Setiap hari, barang masuk dan keluar harus dicatat, dan Excel akan menghitung secara otomatis stok akhir Sobat Folio.
Cara Membuat Laporan Stok Barang Otomatis dengan Aplikasi Kasir Folio
Folio adalah aplikasi kasir berbasis software yang dirancang untuk membantu pelaku usaha mengelola produk, mencatat transaksi, mengatur stok barang, mengelola data pelanggan, dan membuat laporan secara otomatis, semua dalam satu platform.
Folio telah dipercaya oleh banyak pemilik usaha di Indonesia, mulai dari minimarket, toko grosir, toko parfum, toko pakaian, restoran, kafe, hingga bisnis jasa seperti bengkel, salon, spa, dan carwash.
Beberapa fitur unggulan Folio yang mendukung pengelolaan stok:
- Cetak barcode produk dan label rak
- Update harga jual otomatis
- Kelola, pesan, dan terima barang dari supplier dengan mudah
- Laporan stok real-time yang bisa diunduh dalam format Excel
Ingin tahu lebih lanjut? Baca: Ketahui 3 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Kasir Folio di sini.
Berikut adalah tiga jenis laporan stok barang yang tersedia di Folio:
1. Contoh Laporan Stok Barang Saat Ini
Laporan Stok Barang saat ini menampilkan jumlah persediaan produk yang tersedia di toko secara real-time.
Laporan Stok Barang Saat Ini — Folio POS
Keterangan fitur:
- Nama produk/barcode: kolom pencarian untuk mencari berdasarkan nama atau barcode
- Stok terendah: kolom pencarian untuk mencari stok terendah. Misalnya, kamu memasukan angka 10, maka stok produk di bawah angka 10 akan muncul di pencarian
- Kategori: untuk memfilter produk berdasarkan kategori atau tipe produk
- Toko: untuk memilih pencarian berdasarkan cabang toko
- Pemasok: untuk memilih pencarian berdasarkan pemasok atau supplier
- Merk produk: untuk memilih pencarian berdasarkan merk produk
- Tombol Filter: untuk menjalankan perintah sesuai kolom filter yang telah dipilih sebelumnya
- Detail Laporan: isi dari laporan
- Tombol Unduh Laporan: untuk mendownload laporan dalam bentuk Excel.
2. Contoh Laporan Riwayat Stok
Laporan Riwayat Stok memungkinkan kamu memantau pergerakan stok produk dalam kurun waktu tertentu, berguna untuk analisis tren dan audit internal.
Laporan Riwayat Stok — Folio POS
Keterangan fitur:
- Tanggal: untuk memilih rentang tanggal laporan yang ingin ditampilkan
- Toko: untuk melakukan pencarian berdasarkan toko atau cabang
- Nama Produk/Barcode: untuk melakukan pencarian berdasarkan produk atau barcode
- Kategori: Untuk mencari produk berdasarkan kategori yang dipilih
- Pemasok: Untuk mencari data berdasarkan pemasok atau supplier yang dipilih
- Merk Produk: Untuk mencari data berdasarkan merek produk yang dipilih
- Tombol Filter: untuk menjalankan perintah sesuai kolom filter yang telah dipilih sebelumnya
- Detail Laporan: isi dari laporan
- Tombol Unduh Laporan: untuk mendownload laporan dalam bentuk Excel.
3. Contoh Laporan Stok Bahan Baku Saat Ini
Laporan Stok Bahan Baku membantu kamu memantau ketersediaan bahan baku yang masih tersedia. Fitur ini sangat berguna untuk bisnis kuliner dan manufaktur kecil.
Laporan Stok Bahan Baku Saat Ini — Folio POS
Keterangan fitur:
- Nama Produk/Barcode: untuk melakukan pencarian berdasarkan produk atau barcode
- Tipe Satuan: untuk melakukan pencarian berdasarkan satuan produk, misalnya kg, dus, pcs, dan lain-lain
- Stok Produk Bahan Baku Terendah: kolom pencarian untuk mencari stok bahan baku terendah. Misalnya, kamu memasukan angka 10, maka stok produk di bawah angka 10 akan muncul di pencarian
- Toko: untuk melakukan pencarian berdasarkan toko atau cabang
- Pemasok: Untuk mencari data berdasarkan pemasok atau supplier yang dipilih
- Merk Bahan Baku Produk: Untuk mencari data berdasarkan merek bahan baku produk yang dipilih
- Tombol Filter: untuk menjalankan perintah sesuai kolom filter yang telah dipilih sebelumnya
- Detail Laporan: isi dari laporan
- Tombol Unduh Laporan: untuk mendownload laporan dalam bentuk Excel.
Metrik Penting dalam Laporan Stok Barang
Faktanya, laporan stok bukan hanya berisi daftar barang masuk dan keluar. Di dalamnya terdapat berbagai metrik yang bisa membantu kamu mengambil keputusan, mulai dari menentukan waktu restock hingga mengevaluasi produk yang penjualannya kurang optimal.
Kalau kamu masih belum memahami struktur dasar laporan stok, artikel
Cara Membuat Laporan Stok Barang yang Efektif untuk bisnis bisa menjadi panduan. Lalu, apa saja metrik dalam laporan stok barang yang harus kamu tahu?
1. Inventory Turnover (Perputaran Stok)
Inventory turnover menggambarkan seberapa cepat suatu produk terjual dalam periode tertentu. Menurut
Netsuite, semakin tinggi perputaran stok, berarti produk tersebut memiliki permintaan yang baik dan tidak terlalu lama tersimpan di gudang.
Sebaliknya, jika stok terus menumpuk dalam waktu lama, kamu perlu mengevaluasi jumlah pembelian, strategi promosi, atau bahkan mempertimbangkan untuk mengurangi persediaan produk tersebut.
2. Produk Fast Moving dan Slow Moving
Laporan stok juga dapat membantu mengidentifikasi produk berdasarkan kecepatan penjualannya.
- Fast moving adalah produk yang sering terjual dan perlu dijaga ketersediaannya agar tidak kehabisan stok.
- Slow moving adalah produk yang perputarannya lambat sehingga berpotensi menambah biaya penyimpanan jika stoknya terlalu banyak.
Dengan mengetahui kategori ini, kamu bisa menyusun strategi restock yang lebih tepat dan mengoptimalkan modal usaha.
3. Stok Akhir (Ending Stock)
Stok akhir menunjukkan jumlah barang yang masih tersedia setelah seluruh transaksi dalam satu periode dicatat. Metrik ini menjadi acuan utama untuk mengetahui apakah suatu produk masih aman dijual atau sudah mendekati batas minimum sehingga perlu segera dipesan kembali.
Kalau stok akhir terlalu rendah, bisnis berisiko mengalami stockout dan kehilangan peluang penjualan. Sebaliknya, stok yang terlalu tinggi juga kurang ideal karena modal menjadi tertahan di gudang.
4. Days on Hand (Lama Stok Bertahan)
Metrik ini menunjukkan perkiraan berapa hari stok yang ada saat ini akan bertahan sebelum habis terjual, berdasarkan kecepatan penjualan rata-rata.
ShipBob menjelaskan, semakin rendah angkanya, semakin cepat stok berputar, dan semakin kecil risiko modal tertahan di gudang dalam bentuk barang yang belum laku.
Kamu tidak perlu menghitung ini secara manual setiap hari. Cukup pantau tren dari laporan stok mingguan atau bulanan untuk melihat apakah barang bergerak lebih cepat atau justru melambat dari waktu ke waktu.
Perhitungan stok juga ada metodenya. Cari tahu lebih lanjut di artikel
cara menghitung persediaan barang dagang dengan FIFO, LIFO, dan Average Cara Membaca Laporan Stok Barang
Memiliki laporan stok saja belum cukup jika kamu belum tahu cara menggunakannya sebagai dasar pengambilan keputusan. Dengan memahami pola yang muncul pada laporan, kamu bisa mengetahui kapan harus menambah stok, mengurangi pembelian, atau melakukan evaluasi terhadap produk tertentu. Berikut contoh sederhana yang sering ditemui dalam laporan stok barang.
Produk Hampir Habis
Misalnya:
- Stok awal: 100
- Barang masuk: 20
- Barang keluar: 110
- Stok akhir: 10
Dari data tersebut terlihat bahwa produk memiliki permintaan yang cukup tinggi. Dengan sisa stok hanya 10 unit, kamu sebaiknya segera melakukan pemesanan ulang agar tidak mengalami kehabisan barang, terutama jika produk tersebut termasuk fast moving.
Produk Slow Moving
Misalnya:
- Stok awal: 100
- Barang masuk: 30
- Barang keluar: 8
- Stok akhir: 122
Data ini menunjukkan bahwa stok bertambah jauh lebih cepat daripada penjualannya. Jika kondisi ini terus berulang, modal akan semakin banyak tertahan di gudang. Kamu bisa mempertimbangkan promo, bundling, atau mengurangi jumlah pembelian pada periode berikutnya.
Terjadi Selisih Stok
Misalnya, laporan menunjukkan stok akhir sebanyak 50 unit, tetapi saat dilakukan stock opname hanya ditemukan 47 unit.
Perbedaan ini perlu segera ditelusuri. Penyebabnya bisa berupa transaksi yang belum dicatat, barang rusak, hilang, atau kesalahan saat proses input data. Semakin cepat penyebabnya ditemukan, semakin mudah pula menjaga akurasi stok ke depannya.
Kapan Harus Beralih dari Excel ke Aplikasi Kasir?
Excel masih menjadi solusi yang baik untuk bisnis berskala kecil dengan transaksi yang belum terlalu banyak. Namun, seiring berkembangnya usaha, proses pencatatan manual akan semakin memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.
Kalau mengalami beberapa kondisi ini, mungkin sudah saatnya mempertimbangkan aplikasi kasir yang terintegrasi dengan sistem inventory.
Excel Masih Cocok Digunakan Jika
- Bisnis hanya memiliki satu toko atau gudang.
- Jumlah SKU masih relatif sedikit.
- Transaksi harian belum terlalu banyak.
- Laporan stok masih dapat diperbarui secara manual tanpa mengganggu operasional.
Pertimbangkan Aplikasi Kasir Jika
- Memiliki lebih dari satu cabang atau gudang.
- Mengelola ratusan hingga ribuan SKU.
- Jumlah transaksi harian terus meningkat.
- Membutuhkan laporan stok secara real-time.
- Ingin mengurangi risiko human error akibat pencatatan manual.
Kalau masih ingin bertahan dengan pencatatan manual sementara waktu, pastikan minimal menerapkan
cara mengisi kartu stok barang untuk kelancaran bisnis agar risiko selisih tetap terkendali.
Excel vs Aplikasi Kasir, Mana yang Lebih Efektif?
Baik Excel maupun aplikasi kasir memiliki kelebihan masing-masing. Untuk bisnis sederhana, Excel mungkin sudah cukup membantu. Namun, ketika operasional semakin kompleks, aplikasi kasir menawarkan proses yang lebih otomatis dan efisien sehingga kamu tidak perlu lagi memperbarui laporan stok secara manual setiap hari.
Tips Membuat Laporan Stok Barang yang Akurat dan Efisien
Laporan stok barang yang akurat adalah fondasi pengambilan keputusan bisnis yang baik. Berikut empat tips yang bisa langsung kamu terapkan:
1. Gunakan Format yang Konsisten dan Mudah Dipahami
Pastikan format laporan yang kamu pakai seragam di setiap periode. Format yang baik memuat data-data penting seperti kode barang, nama produk, harga jual, stok masuk, stok keluar, dan sisa stok. Hindari terlalu banyak kolom yang tidak relevan — semakin simpel, semakin mudah dianalisis.
2. Catat Transaksi Sesegera Mungkin
Jangan tunda pencatatan barang masuk dan keluar. Keterlambatan mencatat bisa menyebabkan data tidak akurat dan selisih stok yang sulit dilacak, terutama jika transaksi dalam sehari cukup banyak. Gunakan aplikasi kasir untuk mencatat transaksi secara real-time agar data selalu ter-update.
3. Lakukan Pengecekan Berkala (Stock Opname)
Data dalam laporan perlu diverifikasi dengan kondisi fisik barang secara langsung. Lakukan stock opname setiap akhir bulan untuk memastikan stok yang tercatat sesuai dengan stok aktual di gudang atau toko. Pelajari caranya di: Cara Melakukan Stock Opname di Gudang dengan Tepat.
4. Tandai Barang yang Lambat Terjual (Slow Moving Item)
Tambahkan kolom khusus pada laporan untuk mencatat barang yang kurang laku. Dengan informasi ini, kamu bisa mengambil keputusan lebih cepat, misalnya membuat promosi atau diskon untuk menghindari penumpukan stok dan kerugian bisnis.
Kelola Laporan Stok Lebih Praktis dengan Folio POS
Kalau bisnis masih mengandalkan Excel, bukan berarti harus langsung beralih hari ini. Namun, ketika jumlah produk, transaksi, atau cabang terus bertambah, menggunakan sistem yang lebih terintegrasi akan membantu menghemat waktu sekaligus menjaga akurasi data stok.
Melalui Folio POS, kamu bisa mencatat stok secara otomatis setiap kali terjadi transaksi, memantau persediaan secara real-time, hingga mengakses laporan dari desktop maupun smartphone kapan saja.
Kamu juga bisa jelajahi fitur yang tersedia, membandingkan harga paket layanan sesuai kebutuhan bisnis, atau unduh aplikasi Android untuk mencoba pengalaman mengelola toko langsung dari genggaman. Kalau masih memiliki pertanyaan atau ingin tahu solusi yang paling sesuai untuk usahamu, tim support Folio siap membantu.
Yuk, mulai dengan mencoba aplikasi kasir Folio secara gratis dan rasakan bagaimana pengelolaan stok lebih praktis, cepat, dan akurat seiring berkembangnya bisnis!
FAQ
1. Apa perbedaan laporan stok barang harian dan bulanan?
Laporan stok barang harian mencatat pergerakan barang masuk dan keluar setiap hari. Sementara laporan bulanan merangkum pergerakan stok dalam satu bulan penuh, cocok untuk analisis tren, evaluasi pembelian, dan perencanaan stok berikutnya.
2. Apakah laporan stok barang di Excel bisa untuk bisnis yang sudah besar?
Excel cocok untuk bisnis kecil hingga menengah dengan jumlah SKU yang terbatas. Untuk bisnis lebih besar, menggunakan aplikasi kasir seperti Folio jauh lebih efisien karena laporan stok dibuat otomatis dan selalu akurat.
3. Seberapa sering sebaiknya melakukan stock opname?
Frekuensi stock opname tergantung pada jenis dan skala bisnis. Untuk toko ritel atau minimarket, stock opname bulanan cukup. Namun, untuk produk dengan perputaran cepat (seperti makanan dan minuman) atau bernilai tinggi, disarankan melakukan stock opname mingguan atau bahkan harian.
