Contoh Laporan Stok Barang dengan Format Excel dan Aplikasi Kasir

20 Oktober 2026 | Admin Folio POS

Contoh laporan stok barang dapat dibuat menggunakan Excel atau aplikasi kasir. Format Excel biasanya mencatat stok awal, barang masuk, barang keluar, dan stok akhir. Sementara itu, aplikasi kasir seperti Folio POS menyediakan laporan stok saat ini, riwayat stok, dan stok bahan baku untuk membantu bisnis memantau persediaan.

Stok barang yang terlihat penuh di rak belum tentu mencerminkan kondisi sebenarnya. Bisa jadi, ada produk yang sudah habis tetapi belum tercatat, atau barang menumpuk karena jarang terjual. Tanpa laporan stok yang rapi, kondisi seperti ini sulit diketahui sampai akhirnya mengganggu operasional dan perputaran modal.

Laporan stok barang membantu kamu memantau jumlah stok, mencatat pergerakan produk, dan menentukan kapan perlu melakukan pemesanan ulang. Pencatatannya bisa menggunakan Excel untuk kebutuhan sederhana atau aplikasi kasir jika membutuhkan pemantauan stok lebih praktis. Seperti apa contohnya? Simak di artikel ini.

Contoh Laporan Stok Barang Format Excel (Harian dan Bulanan)

Microsoft Excel bisa digunakan untuk mencatat stok karena formatnya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Kamu bisa menambah kolom barang masuk, barang keluar, harga satuan, hingga nilai stok akhir.

Untuk usaha dengan jumlah produk dan transaksi yang masih mudah dikelola, Excel bisa menjadi pilihan awal. Berikut contoh format laporan stok barang yang bisa kamu jadikan referensi.

1. Contoh Laporan Stok Barang Harian Excel

Laporan stok barang harian digunakan untuk mencatat perubahan stok dalam satu hari. Dengan format ini, kamu bisa tahu jumlah barang yang tersedia setelah menghitung stok awal, barang masuk, dan barang keluar. Berikut contoh laporan stok barang harian yang bisa kamu perhatikan:

contoh-laporan-stok-barang-harian-excel2

Contoh laporan stok barang harian Excel

Berikut aspek yang perlu kamu pahami:

Kode dan nama barang: membedakan setiap produk agar tidak tertukar ketika dicatat.
Harga satuan: menunjukkan harga per unit yang digunakan sebagai dasar perhitungan nilai persediaan dalam contoh ini.
Stok awal: jumlah barang yang tersedia sebelum transaksi pada hari tersebut.
Barang masuk: jumlah tambahan stok, misalnya dari pembelian atau penerimaan barang dari supplier.
Barang keluar: jumlah barang yang keluar, misalnya karena penjualan atau kebutuhan operasional.
Stok akhir: jumlah barang tersisa setelah pergerakan stok dihitung. Rumusnya: Stok Akhir = Stok Awal Barang Masuk − Barang Keluar
Nilai stok: estimasi nilai stok akhir berdasarkan harga satuan yang digunakan. Cara menghitungnya: Stok Akhir x Harga Satuan

2. Contoh Laporan Stok Barang Bulanan Excel

Tidak sama dengan laporan harian, laporan stok barang bulanan merangkum pergerakan stok selama satu bulan. Format ini berguna untuk evaluasi perubahan stok, mengetahui jumlah barang keluar selama periode tertentu, dan merencanakan pembelian berikutnya. Ini contohnya:

contoh-laporan-stok-barang-bulanan-excel

Contoh laporan stok barang bulanan Excel

Untuk membuat laporan bulanan yang lebih terperinci, kamu bisa mencatat transaksi per tanggal pada lembar kerja terpisah, lalu menggunakan rumus atau fitur rekap Excel untuk menjumlahkan pergerakan barang selama periode yang dipilih.

Pastikan seluruh transaksi pada bulan tersebut sudah tercatat sebelum membuat rekap. Kalau ada barang rusak, hilang, retur, atau perpindahan stok antarcabang, catat sesuai jenis transaksi agar laporan tidak menunjukkan angka yang keliru. Panduannya bisa kamu baca di cara membuat laporan stok barang yang efektif untuk bisnis.

Contoh Laporan Stok Barang Otomatis dengan Aplikasi Kasir

Excel membantu pencatatan stok, tetapi kamu perlu memperbarui data dan memastikan rumusnya benar setiap kali terjadi perubahan angka. Ketika jumlah produk dan transaksi meningkat, kamu perlu sistem yang membuat proses ini lebih praktis dan otomatis. .

Aplikasi kasir membantu menghubungkan pencatatan penjualan dengan pengelolaan stok sesuai fitur yang tersedia. Salah satu rekomendasi terbaiknya adalah Folio POS dengan fitur laporan stok saat ini, riwayat stok, dan stok bahan baku saat ini untuk memantau persediaan. Berikut contoh laporan yang dapat kamu gunakan untuk memahami kondisi stok bisnis.

1. Contoh Laporan Stok Barang Saat Ini

Laporan Stok Barang saat ini menampilkan jumlah persediaan produk yang tersedia di toko secara real-time.

contoh-laporan-stok-barang-saat-ini1.web

Laporan Stok Barang Saat Ini — Folio POS

Laporan stok saat ini membantu kamu melihat jumlah stok tercatat di toko. Informasi ini berguna ketika kamu ingin tahu produk mana yang masih tersedia dan mana yang perlu diperiksa atau segera dipesan kembali.

Pada aplikasi kasir Folio, laporan ini menyediakan filter yang membantu pencarian data, antara lain:

Nama produk atau barcode: mencari produk tertentu tanpa harus menelusuri seluruh daftar.
Stok terendah: menyaring produk berdasarkan batas jumlah stok yang kamu masukkan. Misalnya, jika batas minimal adalah 10, produk dengan stok di bawah angka akan muncul.
Kategori dan merek produk: memudahkan pemeriksaan stok sesuai kelompok produk.
Toko dan pemasok: membantu menemukan data berdasarkan cabang atau supplier yang dipilih.
Unduh laporan: mengunduh data laporan dalam format Excel untuk kebutuhan rekap atau analisis lanjutan.

Misalnya, kamu mengelola minimarket dengan ratusan produk. Daripada memeriksa satu per satu, gunakan filter stok terendah untuk menemukan produk yang jumlahnya sudah sedikit.

Data ini menjadi dasar untuk mengecek kebutuhan restock dengan mempertimbangkan kecepatan penjualan dan waktu pengiriman dari supplier. Tidak cuma itu, laporan ini juga membantu ketika kamu ingin memeriksa persediaan berdasarkan kategori atau cabang tertentu tanpa menyusun ulang daftar produk secara manual.

2. Contoh Laporan Riwayat Stok

Laporan Riwayat Stok memungkinkan kamu memantau pergerakan stok produk dalam kurun waktu tertentu, berguna untuk analisis tren dan audit internal.

Laporan Riwayat Stok — Folio POS

Mengetahui jumlah stok saat ini saja belum cukup ketika kamu ingin mencari tahu apa penyebab perubahan angka. Untuk kebutuhan tersebut, kamu bisa menggunakan laporan riwayat stok yang menampilkan pergerakan produk dalam rentang tanggal tertentu.

Laporan riwayat stok di Folio menyediakan filter yang dapat digunakan untuk mencari data berdasarkan:

Rentang tanggal: menentukan periode pergerakan stok yang ingin diperiksa.
Nama produk atau barcode: memilih produk yang ingin ditelusuri.
Kategori dan merek produk: mempersempit pencarian berdasarkan kelompok produk.
Toko dan pemasok: memeriksa data berdasarkan cabang atau supplier.
Unduh laporan: menyimpan data dalam format Excel untuk pemeriksaan lebih lanjut.

Contohnya, stok sebuah produk berkurang lebih banyak daripada yang kamu perkirakan. Periksa riwayat stok pada periode terkait untuk menelusuri pergerakannya, lalu cocokkan dengan transaksi penjualan, penerimaan barang, atau catatan lain yang relevan.

Riwayat stok juga bermanfaat ketika kamu ingin mengevaluasi perubahan persediaan selama periode promosi atau membandingkan kebutuhan stok antarcabang.

3. Contoh Laporan Stok Bahan Baku Saat Ini

Laporan Stok Bahan Baku membantu kamu memantau ketersediaan bahan baku yang masih tersedia. Fitur ini sangat berguna untuk bisnis kuliner dan manufaktur kecil.

Laporan Stok Bahan Baku Saat Ini — Folio POS

Bisnis kuliner memiliki kebutuhan persediaan yang berbeda dari toko yang hanya menjual produk jadi. Selain memantau barang yang dijual, pemilik usaha perlu memastikan bahan baku untuk proses produksi tetap tersedia.

Laporan stok bahan baku saat ini membantu kamu memantau jumlah bahan yang tercatat dalam persediaan. Kamu bisa menggunakan filter berikut untuk pencarian stok jika pakai aplikasi kasir Folio:

Nama produk atau barcode: mencari bahan baku tertentu.
Tipe satuan: memeriksa bahan berdasarkan satuan seperti kg, dus, atau pcs.
Stok bahan baku terendah: menemukan bahan yang jumlahnya berada di bawah batas yang ditentukan.
Toko dan pemasok: memeriksa persediaan berdasarkan cabang atau supplier.
Merek bahan baku: mempersempit pencarian berdasarkan merek yang dipilih.
Unduh laporan: menyimpan data stok bahan baku dalam format Excel.

Misalnya, suatu kafe menggunakan susu, biji kopi, dan sirup sebagai bahan baku. Dengan memantau stok yang tersedia, kamu dapat mengidentifikasi bahan yang mulai menipis dan mengevaluasi kebutuhan pembelian. Laporan ini juga membantu ketika kamu perlu cek stok bahan berdasarkan satuan yang digunakan.

Cara Membaca Laporan Stok Barang

Laporan stok barang akan lebih berguna jika kamu memahami arti angka di dalamnya dan tahu tindakan apa yang perlu dilakukan. Ada beberapa kondisi yang bisa kamu perhatikan ketika memeriksa laporan, baik dari Excel maupun aplikasi kasir, yaitu:

1. Periksa Kesesuaian Stok Awal, Masuk, dan Keluar

Stok akhir menunjukkan jumlah barang tersisa setelah seluruh pergerakan stok dalam periode tersebut dihitung. Rumusnya:

Stok Akhir = Stok Awal Barang Masuk − Barang Keluar

Misalnya, suatu produk memiliki stok awal 100 unit, menerima tambahan 20 unit, dan mengeluarkan 110 unit. Perhitungannya menjadi:

100 20 − 110 = 10 unit

Artinya, produk masih memiliki 10 unit pada akhir periode. Jika jumlah itu mendekati batas minimum yang ditetapkan, kamu bisa mempertimbangkan pemesanan ulang.

2. Identifikasi Produk yang Stoknya Hampir Habis

Produk dengan stok rendah perlu mendapatkan perhatian, terutama jika permintaannya tinggi atau waktu pengadaan dari supplier cukup lama.

Misalnya, laporan menunjukkan stok akhir suatu produk hanya tersisa 10 unit. Sebelum memutuskan untuk beli lagi, periksa kecepatan penjualan, jumlah yang biasanya dipesan pelanggan, dan waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirim barang.

Jika produk cepat terjual, pemesanan ulang lebih awal dapat membantu mengurangi risiko stok habis. Sebaliknya, jika permintaan rendah, jumlah pembelian sebaiknya disesuaikan agar stok tidak berlebih.

3. Perhatikan Produk yang Stoknya Menumpuk

Stok tinggi tidak selalu berarti bisnis dalam kondisi baik. Jika barang terus bertambah sementara penjualannya lambat, modal bisa tertahan dalam persediaan.

Contohnya, suatu produk memiliki stok awal 100 unit, menerima tambahan 30 unit, tetapi hanya mengeluarkan 8 unit selama periode pencatatan. Stok akhirnya menjadi 122 unit.

Jika kondisi ini terus terjadi, kamu dapat mengevaluasi jumlah pembelian, memeriksa tren permintaan, atau mempertimbangkan promosi. Jangan langsung menambah barang sebelum mengetahui apakah stok yang ada masih dapat memenuhi kebutuhan penjualan.

4. Telusuri Selisih antara Catatan dan Stok Fisik

Laporan menunjukkan jumlah stok sesuai data tercatat. Guna memastikan kecocokan dengan kondisi aktual, kamu tetap perlu melakukan pemeriksaan fisik secara berkala.

Misalnya, laporan mencatat 50 unit, tetapi hasil penghitungan fisik hanya menunjukkan 47 unit. Selisih tiga unit perlu ditelusuri sebelum data diperbarui.

Periksa kemungkinan transaksi yang belum tercatat, barang rusak, hilang, retur, atau salah input. Proses pemeriksaan ini adalah bagian dari stock opname di gudang yang membantu memastikan catatan persediaan sesuai dengan kondisi sebenarnya.

Kapan Harus Beralih dari Excel ke Aplikasi Kasir?

Excel masih bisa diandalkan ketika jumlah produk sedikit dan transaksi masih mudah dikelola. Kamu dapat menyesuaikan format, menambah rumus, dan menyusun laporan sesuai kebutuhan bisnis.

Namun, pencatatan manual akan lebih rumit saat operasional bisnis mulai berkembang. Sebab, kamu perlu memperbarui data secara konsisten, menjaga rumus tetap benar, dan memastikan setiap transaksi tercatat agar stok tidak berbeda dari kondisi sebenarnya. Kamu bisa mempertimbangkan aplikasi kasir jika mulai mengalami kondisi berikut:

Jumlah produk semakin banyak. Mencari dan memperbarui data produk satu per satu membutuhkan lebih banyak waktu.
Transaksi semakin ramai. Pencatatan barang masuk dan keluar semakin sulit dilakukan secara manual tanpa mengganggu pekerjaan lain.
Bisnis memiliki beberapa cabang. Kamu membutuhkan cara yang lebih praktis untuk memeriksa persediaan berdasarkan lokasi.
Riwayat stok sering dibutuhkan. Kamu ingin menelusuri pergerakan produk tanpa harus menggabungkan banyak file.
Pencatatan mulai sering tidak sesuai. Transaksi yang terlambat dicatat atau kesalahan input membuat laporan sulit dipercaya.
Pemantauan bahan baku semakin kompleks. Kamu perlu memeriksa persediaan bahan untuk mendukung kegiatan produksi.

Peralihan ke aplikasi kasir tidak harus dilakukan hanya karena jumlah produk bertambah. Pertimbangkan juga volume transaksi, proses kerja tim, kebutuhan laporan, dan biaya sistem yang akan digunakan. Untuk mendapatkan sistem kasir yang tepat, baca artikel Aplikasi Kasir untuk Retail dan UMKM: Panduan Memilih yang Tepat

Tips Membuat Laporan Stok Barang yang Akurat dan Efisien

Apa pun metode pencatatannya, laporan stok perlu disusun dengan data yang konsisten agar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Berikut beberapa kebiasaan yang bisa kamu terapkan.

a. Gunakan Kode Produk yang Konsisten

Beri kode unik untuk setiap produk atau varian. Jika dua barang memiliki nama serupa, kode produk membantu membedakan keduanya dan mengurangi risiko salah catat. Pastikan nama produk, satuan, dan kategori juga ditulis konsisten. Hindari membuat beberapa kode untuk produk yang sama tanpa alasan yang jelas.

b. Catat Pergerakan Barang Sesegera Mungkin

Jangan menunda pencatatan barang masuk, penjualan, retur, atau pengeluaran lain. Semakin lama transaksi tidak dicatat, semakin besar kemungkinan laporan berbeda dari kondisi aktual. Jika menggunakan Excel, tetapkan prosedur pembaruan yang jelas. Jika menggunakan aplikasi kasir, pastikan transaksi dan pergerakan stok dicatat melalui alur yang sesuai dengan sistem.

c. Lakukan Pemeriksaan Stok secara Berkala

Cocokkan jumlah barang dalam laporan dengan barang fisik. Frekuensi pemeriksaan bisa disesuaikan dengan jenis produk, nilai stok, kecepatan penjualan, dan risiko kehilangan. Jika ada selisih, telusuri penyebabnya sebelum melakukan penyesuaian. Dengan begitu, masalah yang sama bisa dicegah pada periode berikutnya.

d. Evaluasi Produk Berdasarkan Pergerakan Stok

Periksa produk yang cepat habis maupun yang terlalu lama tersimpan. Informasi ini dapat membantu kamu menyusun prioritas pembelian, menyesuaikan jumlah pesanan, dan mengevaluasi produk yang kurang diminati. Jangan hanya berfokus pada jumlah stok. Pertimbangkan juga tren penjualan, waktu pengadaan, dan kebutuhan operasional agar keputusan pembelian lebih tepat.

Siap Mengelola Laporan Stok Lebih Praktis?

Ketika jumlah produk dan transaksi semakin banyak, kamu membutuhkan sistem yang membantu pencatatan penjualan dan pemantauan stok dalam satu alur kerja. Pakai Folio POS, aplikasi kasir retail yang menyediakan laporan stok saat ini, riwayat stok, dan stok bahan baku saat ini untuk membantu kamu memantau stok. Laporan juga dapat diunduh dalam format Excel untuk kebutuhan rekap dan pemeriksaan lebih lanjut.

Kalau masih menggunakan Excel untuk menyimpan daftar produk, proses peralihan ke aplikasi juga tidak harus dilakukan dengan mengetik ulang semua data. Manfaatkan fitur impor produk melalui Excel sehingga data produk dapat dimasukkan dari file yang sudah disiapkan sesuai format, download template gratis input produk Excel di sini.

Sebelum langganan, kamu bisa coba gratis Folio POS 14 hari atau download aplikasinya di Android. Perlu bantuan pakai aplikasi atau ingin berdiskusi lebih lanjut? Jangan ragu chat tim support Folio, ya!

FAQ

1. Apa perbedaan laporan stok barang harian dan bulanan?

Laporan stok harian mencatat pergerakan persediaan dalam satu hari, sedangkan laporan bulanan merangkum total barang masuk dan keluar selama satu bulan..

2. Apa manfaat laporan riwayat stok barang?

Laporan riwayat stok membantu menelusuri pergerakan produk dalam periode tertentu. Informasinya dapat digunakan untuk memeriksa perubahan stok, mengevaluasi transaksi, dan membantu menelusuri penyebab selisih stok.

3. Kapan bisnis perlu pakai aplikasi kasir untuk mengelola stok?

Aplikasi kasir layak dipertimbangkan ketika jumlah produk dan transaksi meningkat, bisnis mengelola beberapa cabang, atau pencatatan manual mulai rentan kesalahan.