Buku stok barang bisa dibuat dengan cepat dan akurat menggunakan aplikasi kasir, tanpa perlu mencatat manual satu per satu. Cukup pilih aplikasi kasir yang punya fitur manajemen stok, unggah data produk, dan setiap transaksi akan otomatis tercatat secara real-time. Dengan cara ini, pemilik usaha bisa langsung melihat laporan stok kapan saja tanpa risiko human error yang biasa terjadi pada pencatatan manual.
Buku stok barang adalah dokumen yang dipakai untuk memantau keluar dan masuknya barang dari tempat penyimpanan. Setiap bisnis wajib memiliki buku ini untuk memastikan stok selalu tepat, sehingga kamu bisa menghindari barang kurang atau lebih.
Dulu, buku stok biasanya dibuat manual pakai buku fisik atau Excel. Tapi sekarang, cara paling praktis dan minim risiko kesalahan adalah membuatnya lewat aplikasi kasir yang sudah punya fitur manajemen stok bawaan. Yuk, cari tahu cara membuatnya di artikel ini!
Kenapa Buku Stok Barang Penting untuk Bisnis?
Tanpa buku stok yang rapi, pemilik usaha sering kali baru sadar kehabisan barang saat pelanggan sudah di depan kasir. Atau sebaliknya, kelebihan stok yang justru menumpuk dan mengendap jadi modal mati. Buku stok barang membantu memantau pergerakan persediaan secara jelas, mulai dari barang masuk, barang keluar, hingga sisa stok yang tersedia.
Kalau kamu ingin memahami lebih dalam soal fungsi dan perannya, kamu bisa baca dulu
Buku Stok Barang: Pengertian, Fungsi, dan Perannya dalam Mengelola Persediaan sebagai dasar sebelum masuk ke cara membuatnya.
Metode Pencatatan Stok Barang
Ada dua metode dalam pencatatan stok barang, yaitu manual dan digital. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Manual:
Menggunakan buku fisik atau spreadsheet Excel. Biayanya murah dan cocok untuk usaha skala kecil, tapi rawan human error dan memakan waktu lebih lama. Riset dari
Auburn University RFID Lab menemukan bahwa rata-rata akurasi inventaris perusahaan yang masih mengandalkan pencatatan manual hanya berkisar 65–75%, jauh di bawah standar ideal 97% ke atas.
Digital:
menggunakan aplikasi manajemen inventaris atau aplikasi kasir dengan fitur pencatatan transaksi secara otomatis dan real-time, sehingga meminimalisir kesalahan pencatatan dan mempercepat kegiatan usaha.
Cara Membuat Buku Stok Barang dengan Aplikasi Kasir
Seperti dijelaskan sebelumnya, menggunakan buku stok digital membantu bisnis lebih hemat waktu dalam urusan operasional sekaligus mengurangi risiko salah catat. Secara umum, cara membuat buku stok barang dengan aplikasi kasir seperti berikut:
1. Memilih aplikasi yang digunakan
Langkah pertama, kamu perlu memilih aplikasi kasir yang sesuai dengan kebutuhan usaha. Saat ini, ada banyak aplikasi kasir retail yang menyediakan fitur manajemen stok yang dapat kamu pilih. Kamu bisa baca artikel
Cara Memilih Aplikasi Kasir dengan Cermat untuk Bisnis sebagai panduan.
2. Gunakan template yang sudah disediakan
Beberapa aplikasi manajemen stok sudah menyediakan template bawaan yang dapat langsung kamu gunakan. Melalui template yang sudah ada, kamu bisa langsung menambah data produk sebelum mengunggah ke aplikasi. Dengan cara ini, kamu bisa mengimpor data dalam jumlah besar tanpa perlu memasukkan satu per satu secara manual, sehingga stok awal produk dapat terupdate otomatis.
3. Melakukan pencatatan secara real-time
Keuntungan utama buku stok digital adalah mampu mencatat transaksi secara real-time. Maksudnya, setiap ada barang yang baru masuk maka stok langsung terupdate di sistem dan begitu ada barang yang terjual maka stok akan otomatis berkurang.
Dengan demikian, kamu dapat langsung melihat daftar stok barang dan mengetahui mana stok barang yang mudah menipis. Riset
Cin7 mencatat, bisnis yang konsisten menerapkan pencatatan otomatis dan cycle counting bisa mencapai akurasi inventaris hingga 95–99%, dibandingkan pencatatan manual yang jauh lebih rentan meleset.
4. Melihat laporan stok
Lebih enaknya lagi, buku stok persediaan barang digital mampu menyediakan laporan stok secara otomatis. Kamu bisa melihat berbagai macam jenis laporan, mulai dari laporan harian, mingguan, hingga bulanan yang dapat diakses kapan saja.
Membuat Buku Stok Digital di Aplikasi Kasir Folio
Folio POS adalah salah satu rekomendasi aplikasi kasir retail yang banyak dipilih oleh pelaku bisnis UMKM karena memiliki fitur buku stok. Biar nggak cuma teori, berikut langkah nyata membuat dan melihat buku stok digital lewat fitur Laporan Buku Stok di
Folio POS:
1. Buka halaman Laporan Buku Stok
Setelah login, kamu bisa langsung pilih menu laporan, lalu lanjutkan dengan memilih opsi Buku Stok untuk mulai memantau pergerakan stok barang.
2. Atur filter tanggal
Secara default, sistem akan menampilkan data untuk tanggal hari ini. Tapi, kamu bisa memilih tanggal lain sesuai kebutuhan, misalnya untuk mengecek pergerakan stok di hari atau periode tertentu.
3. Cari produk dan pilih toko
Masukkan nama produk atau barcode yang ingin dicari. Kalau kamu punya lebih dari satu toko atau gudang dalam satu akun, pilih dulu toko atau cabang sebelum klik tombol Filter.
4. Lihat hasil laporan secara detail
Setelah filter diterapkan, laporan akan menampilkan data secara detail: tanggal, stok awal, jumlah barang masuk, barang keluar, hingga stok akhir, semua dalam satu tampilan yang rapi dan mudah dibaca.
Dengan fitur ini, kamu nggak perlu lagi menghitung manual atau membuka spreadsheet terpisah. Karena semua pergerakan stok sudah tercatat dan bisa kamu lihat kapan saja langsung dari aplikasi.
Nggak Perlu Ribet, Buku Stok Bisa Otomatis dengan Folio
Dengan adanya buku stok barang, pemilik bisnis dapat dengan mudah memantau jumlah persediaan yang ada. Namun seperti yang sudah dibahas, pencatatan manual punya risiko kesalahan dan keterbatasan waktu yang cukup besar.
Kalau kamu sedang mencari aplikasi kasir yang punya fitur pencatatan stok real-time dan buku stok barang,
Folio POS bisa jadi rekomendasi utama. Nggak cuma buat retail, Folio juga bisa bantu operasional toko fashion, toko parfum, grosir, hingga bengkel, carwash, spa, dan salon.
Kamu bisa lihat
fitur lengkap aplikasi kasir Folio untuk informasi lebih lengkap. Cek pula pilihan
paket dan harga Folio yang pasti fleksibel sesuai skala bisnismu. Mau coba dulu? Bisa kok, bahkan nggak perlu bayar alias
coba gratis semua fiturnya.
Yang lebih menarik, Folio nggak cuma bisa diakses dari desktop, tapi juga smartphone. Kamu bisa kok pantau bisnis dan cabang dari mana saja setiap saat tanpa harus ke lokasi,
download aplikasinya di Google Play Store, ya!
Kalau masih punya pertanyaan seputar fitur Folio, paket layanan dan harganya, atau ada yang ingin kamu diskusikan,
chat tim support untuk mendapatkan bantuan dan solusinya, ya!
FAQ
1. Apa perbedaan buku stok barang manual dan digital?
Buku stok manual menggunakan buku fisik atau Excel dan rawan kesalahan pencatatan, sementara buku stok digital otomatis lewat aplikasi kasir dan selalu real-time mengikuti transaksi yang terjadi.
2. Apakah buku stok barang bisa dibuat otomatis tanpa aplikasi khusus?
Bisa, menggunakan Excel dengan rumus tertentu, tapi tetap perlu input data manual setiap ada transaksi. Untuk pencatatan otomatis dan real-time, pakai aplikasi kasir atau manajemen inventaris.
3. Berapa lama harus melakukan pengecekan buku stok barang?
Frekuensi pengecekan tergantung skala bisnis. Usaha dengan perputaran barang cepat sebaiknya mengecek harian atau mingguan, sementara usaha dengan perputaran lambat bisa melakukan pengecekan bulanan.
4. Apakah aplikasi kasir bisa menampilkan laporan stok berdasarkan cabang tertentu?
Ya, aplikasi kasir Folio memiliki fitur laporan stok cabang. Jadi, laporan buku stok bisa difilter berdasarkan cabang yang ingin dipantau.
