Begini Cara Mengelola Stok Barang biar Rapi dan Bisnis Nggak Rugi

Cara mengelola stok barang yang tepat bisa dilakukan dengan mengelompokkan produk berdasarkan pergerakannya, menentukan stok minimum dan maksimum, mencatat setiap barang masuk dan keluar, serta melakukan stock opname secara berkala. Untuk mengurangi kesalahan pencatatan, gunakan sistem inventaris yang terintegrasi dengan penjualan agar jumlah stok selalu diperbarui.

Mengelola stok barang tidak cuma memastikan produk ada saat pelanggan ingin membeli. Kamu juga perlu menjaga agar jumlahnya sesuai kebutuhan, tidak menumpuk terlalu lama, dan tercatat akurat.

Masalahnya, pengelolaan stok sering menjadi tantangan ketika transaksi mulai ramai. Barang baru datang belum tercatat, produk terjual tetapi jumlah stok belum diperbarui, atau stok di gudang berbeda dari angka yang tercantum dalam pembukuan.

Jika dibiarkan, kondisi ini bisa mengganggu operasional dan mengurangi profit bisnis. Ada tiga masalah yang perlu kamu waspadai:

• Stok mati (dead stock): barang menumpuk karena sulit terjual. Modal tertahan pada produk yang belum menghasilkan pemasukan.
• Kehabisan stok (stockout): produk yang dicari pelanggan tidak tersedia sehingga kamu berisiko kehilangan penjualan.
• Selisih stok: jumlah barang secara fisik berbeda dari catatan. Kondisi ini bisa terjadi karena kesalahan input, transaksi yang belum tercatat, barang rusak, atau kehilangan.

Ketiga masalah ini bisa berkaitan. Misalnya, data stok tidak akurat membuat kamu membeli barang yang sebenarnya masih ada. Akibatnya, persediaan menumpuk dan modal usaha tidak bisa dialokasikan untuk produk yang lebih dibutuhkan.

Lalu, bagaimana cara mengelola stok barang supaya masalah ini tidak terus berulang?

Cara Mengelola Stok Barang agar Tidak Rugi

Pengelolaan stok yang baik perlu prosedur yang konsisten. Kamu tidak harus langsung pakai sistem yang rumit, tetapi perlu punya cara kerja yang jelas untuk memantau stok. Berikut langkah yang bisa kamu terapkan: 

1. Kelompokkan Produk Berdasarkan Pergerakan Stok

Setiap produk memiliki tingkat permintaan dan nilai penjualan berbeda. Karena itu, kamu tidak perlu memperlakukan semua barang dengan cara yang sama. Salah satu pendekatan yang bisa digunakan adalah metode ABC. 

Metode ini mengelompokkan produk berdasarkan kontribusinya terhadap nilai stok atau penjualan, sesuai kriteria yang kamu tetapkan.

• Kategori A: produk yang mempunyai kontribusi nilai paling besar sehingga perlu mendapat perhatian lebih intensif.
• Kategori B: produk dengan kontribusi menengah yang tetap perlu dipantau secara rutin.
• Kategori C: produk dengan kontribusi nilai relatif kecil yang dapat dikelola menggunakan prosedur lebih sederhana.

Contohnya, toko elektronik mungkin perlu memberi perhatian khusus pada laptop dan smartphone karena nilai per unitnya tinggi. Sementara itu, aksesori dengan harga lebih rendah dapat dikelola menggunakan jadwal pemeriksaan yang berbeda.

Pengelompokan ini memudahkan kamu menentukan prioritas pengawasan, frekuensi  cek, dan alokasi modal. Namun, jangan cuma mengandalkan nilai produk. Kecepatan penjualan, risiko kedaluwarsa, dan kemungkinan kehilangan juga perlu dipertimbangkan.

2. Tetapkan Stok Minimum dan Maksimum

Pernah mengalami produk tiba-tiba habis padahal baru beli beberapa waktu lalu? Bisa jadi, kamu belum memiliki batas stok yang jelas. Stok minimum adalah jumlah stok paling sedikit yang menjadi tanda kalau kamu perlu melakukan pemesanan ulang. 

Sementara itu, stok maksimum membantu membatasi jumlah stok agar tidak berlebihan. Untuk menentukan stok minimum, pertimbangkan rata-rata penjualan harian dan waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirimkan barang.

Misalnya, sebuah toko menjual rata-rata 10 unit produk per hari. Supplier perlu waktu tiga hari untuk mengirimkan pesanan. Jika ingin menyediakan cadangan lima unit, perhitungan sederhana pemesanan ulangnya adalah:
 
Stok minimum = (10 × 3) 5 = 35 unit.

Artinya, saat stok sudah dekat di 35 unit, kamu bisa mulai evaluasi kebutuhan pemesanan ulang. Angka ini adalah contoh dan perlu disesuaikan dengan permintaan serta keandalan supplier.

Selain batas minimum, tentukan stok maksimum berdasarkan kapasitas penyimpanan, kebutuhan penjualan, masa simpan produk, dan kemampuan modal. Dengan begitu, kamu bisa mengurangi risiko kehabisan barang maupun penumpukan persediaan.

3. Catat Setiap Pergerakan Stok Secara Konsisten

Pencatatan stok yang akurat menjadi dasar untuk mengetahui jumlah sebenarnya. Tanpa catatan yang konsisten, kamu akan kesulitan menentukan kapan harus membeli barang dan mencari penyebab selisih stok.

Mulailah dengan menyiapkan data produk, menentukan stok awal, lalu mencatat setiap perubahan stok yang terjadi. Caranya begini: 

a. Buat daftar produk dengan identitas yang jelas

Catat nama produk, kode unik atau SKU (Stock Keeping Unit), varian, dan satuan ukur. Misalnya, produk dijual dalam satuan pcs, botol, kilogram, atau lusin. Penggunaan identitas yang konsisten bantu kamu membedakan produk yang namanya mirip. 

Kalau kamu menjual satu produk dalam beberapa ukuran atau warna, setiap varian perlu diidentifikasi dengan jelas. Kamu bisa pelajari pengertian SKU, fungsi, dan contohnya dalam bisnis agar proses identifikasi produk lebih terstruktur.

b. Tentukan stok awal sebelum pencatatan berjalan

Hitung jumlah barang tersedia secara fisik, lalu catat hasilnya sebagai stok awal. Angka tersebut menjadi acuan untuk menghitung perubahan persediaan berikutnya. Jika bisnis sudah berjalan tetapi data stok belum akurat, lakukan stock opname lebih dulu. Jangan langsung menggunakan angka dari pembukuan lama jika belum yakin jumlahnya sesuai dengan kondisi fisik.

c. Catat setiap barang masuk

Setiap penerimaan barang perlu dicatat segera. Informasi yang sebaiknya ada meliputi:

• Tanggal barang diterima.
• Nama dan kode produk.
• Jumlah barang yang diterima.
• Harga beli per unit untuk kebutuhan perhitungan biaya persediaan.
• Nomor faktur atau dokumen penerimaan jika tersedia.

Cocokkan jumlah barang dengan pesanan dan dokumen supplier. Jika ada barang rusak atau kurang, catat selisih sebelum memperbarui persediaan. Jangan lupa catat barang masuk dari retur pelanggan atau transfer antarlokasi jika bisnis punya lebih dari satu toko atau gudang.

d. Catat setiap barang keluar

Barang keluar tidak selalu berarti terjual. Stok juga bisa kurang karena retur ke supplier, kerusakan, kedaluwarsa, atau pemakaian internal. Karena itu, catat tanggal, nama produk, jumlah, dan alasan pengeluaran barang. Pemisahan ini membantu kamu mengetahui apakah penurunan stok berasal dari penjualan atau aktivitas lainnya.

Semakin cepat setiap perubahan dicatat, semakin kecil risiko ada transaksi yang terlewat dan membuat data stok tidak akurat. Jika masih menggunakan pencatatan manual, kamu bisa pelajari contoh kartu stok barang manual dan digital beserta cara menggunakannya sebagai referensi.

4. Lakukan Stock Opname Secara Berkala

Pencatatan yang rapi belum tentu menjamin jumlah stok di sistem selalu sama dengan kondisi fisik. Kesalahan input, barang rusak, kehilangan, atau transaksi yang belum tercatat tetap bisa terjadi.

Karena itu, kamu perlu melakukan stock opname, yaitu proses menghitung stok fisik dan membandingkannya dengan data persediaan. Agar pemeriksaan lebih terarah, tentukan jadwal berdasarkan karakteristik produk dan tingkat risikonya. Sebagai panduan awal:

• Kategori A: periksa setiap minggu atau dua minggu sekali jika nilai atau risikonya tinggi.
• Kategori B: periksa setiap bulan.
• Kategori C: periksa setiap dua atau tiga bulan, sesuai kebutuhan dan risiko produk.

Jadwal ini bukan aturan pasti. Barang mudah kedaluwarsa, rusak, atau berisiko hilang mungkin membutuhkan pemeriksaan lebih sering.

Jika kamu menemukan selisih saat stock opname, jangan langsung mengubah angka stok supaya sesuai hitungan fisik. Cari tahu penyebabnya lebih dulu, dari riwayat penjualan, penerimaan barang, retur, hingga pengeluaran internal.

Setelah menemukan penyebabnya, catat penyesuaian stok dan alasannya. Cara tersebut membantu kamu mencegah masalah serupa terulang lagi di periode selanjutnya. Untuk panduan lengkap, baca artikel cara melakukan stock opname di gudang dengan tepat.

5. Gunakan Sistem Digital untuk Memantau Stok

Pencatatan manual dengan buku atau spreadsheet masih memungkinkan digunakan ketika jumlah produk dan transaksi relatif sedikit. Namun, seiring berkembangnya bisnis, proses tersebut bisa semakin sulit dipertahankan.

Bayangkan jika setiap transaksi penjualan harus dicatat ulang ke dalam file stok. Ketika ada transaksi yang terlambat dimasukkan atau salah input, jumlah stok yang tercatat bisa berbeda dari kondisi sebenarnya.

Sistem digital terintegrasi dengan penjualan membantu mengurangi pekerjaan tersebut. Saat transaksi tercatat, jumlah stok produk terkait dapat diperbarui secara otomatis sesuai pengaturan sistem. Beberapa fitur yang bisa kamu pertimbangkan antara lain:

• Pembaruan stok otomatis: jumlah persediaan menyesuaikan transaksi yang tercatat sehingga kamu tidak perlu menginput perubahan secara terpisah.
• Notifikasi stok menipis: membantu kamu mengenali produk yang perlu dievaluasi untuk pemesanan ulang.
• Laporan stok: memudahkan kamu memantau jumlah persediaan dan menelusuri pergerakan barang.
• Fitur stock opname: membantu membandingkan stok fisik dengan catatan sistem.
• Manajemen multi-outlet: berguna bagi bisnis yang perlu memantau persediaan di beberapa lokasi.

Kalau kamu sedang mempertimbangkan digitalisasi inventaris, baca kriteria aplikasi stok barang terbaik untuk UMKM. Kamu bisa menggunakannya untuk mengevaluasi fitur yang memang dibutuhkan bisnis, bukan sekadar memilih.

Tanda Sistem Pengelolaan Stok Bisnis Perlu Diperbaiki

Kamu sudah punya prosedur pencatatan, tetapi belum tentu semuanya berjalan efektif. Ada beberapa tanda yang perlu diperhatikan:

• Jumlah stok sering tidak sesuai dengan catatan. Jika selisih terus ada setelah stock opname, lakukan evaluasi proses penerimaan barang, pencatatan transaksi, dan pengeluaran stok.
• Barang sering habis tanpa perkiraan.  Kondisi ini dapat menunjukkan bahwa bisnis belum memiliki batas pemesanan ulang sesuai dengan pola penjualan dan waktu pengiriman supplier.
• Banyak produk menumpuk dan jarang terjual. Periksa riwayat penjualan untuk mengetahui produk yang pergerakannya melambat. Evaluasi jumlah pembelian berikutnya agar modal tidak terus tertahan pada stok yang kurang produktif.
• Pencatatan menghabiskan terlalu banyak waktu. Jika kamu harus membuka beberapa file untuk memeriksa transaksi, jumlah stok, dan laporan, pertimbangkan sistem yang mengintegrasikan proses tersebut.
• Sulit mengetahui penyebab perubahan stok. Data persediaan seharusnya tidak hanya menunjukkan jumlah barang tersedia. Riwayat transaksi juga membantu kamu menelusuri alasan barang bertambah atau berkurang.

Kelola Stok Lebih Praktis Mulai Sekarang!

Mengelola stok dengan baik perlu pencatatan yang konsisten, pemeriksaan berkala, dan informasi yang mudah diakses. Ketika transaksi semakin ramai, mengandalkan pencatatan manual saja bisa menambah pekerjaan sekaligus meningkatkan risiko kesalahan.

Kamu bisa pakai Folio POS, aplikasi kasir dengan fitur manajemen stok terintegrasi. Kamu bisa pantau stok, melihat laporan, dan mengurangi kebutuhan memperbarui catatan secara terpisah setiap kali terjadi transaksi. Tidak hanya manajemen stok, kamu bisa cek fitur Folio lainnya dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnismu. 

Kalau masih ragu untuk berlangganan, coba gratis Folio gratis 14 hari dan coba semua fitur premiumnya. Kamu pun bisa download aplikasi kasir Folio di Android dan mengelola bisnis lebih mudah dari smartphone. 

Tidak perlu cemas jika kamu menemukan kendala atau bingung menentukan mana fitur yang cocok untuk bisnismu. Sebab, Folio POS menawarkan pendampingan pelatihan untuk staf. Jadi, kapan saja kamu butuh bantuan, chat tim support, ya!

FAQ

1. Bagaimana cara mengelola stok barang agar tidak rugi?

Mulai dengan mengelompokkan produk berdasarkan pergerakan dan nilainya, tentukan stok minimum dan maksimum, mencatat setiap barang masuk dan keluar, serta melakukan stock opname berkala.

2. Seberapa sering stock opname harus dilakukan?

Frekuensi stock opname bergantung pada jumlah produk, kecepatan penjualan, nilai stok, dan risiko kehilangan atau kerusakan. Produk bernilai tinggi atau risiko tinggi bisa dicek setiap minggu, sedangkan produk lainnya dapat diperiksa bulanan atau sesuai kebutuhan.

3. Apa penyebab paling umum selisih stok barang?

Selisih stok terjadi karena transaksi belum tercatat, salah input jumlah, barang rusak atau hilang, retur belum diproses, dan salah hitung stok fisik. Untuk mengatasinya, periksa riwayat transaksi dan lakukan stock opname rutin.

4. Apakah Excel cukup untuk mencatat stok barang UMKM?

Excel bisa menjadi pilihan bagi UMKM dengan jumlah produk dan transaksi yang masih sedikit. Ketika transaksi semakin ramai, aplikasi stok yang terintegrasi dengan sistem kasir dapat membantu memperbarui persediaan secara otomatis sesuai transaksi yang tercatat.

5. Apa fungsi stok minimum dan stok maksimum?

Stok minimum bantu menentukan kapan bisnis perlu mengevaluasi kebutuhan pemesanan ulang, sedangkan stok maksimum membatasi jumlah stok agar tidak berlebihan.