Mengelola inventaris sering dianggap rumit, apalagi bagi pelaku usaha pemula. Padahal, manajemen inventaris usaha yang tepat justru membuat operasional bisnis lebih efisien dan teratur. Sebab, inventaris tidak hanya melakukan pencatatan barang yang masuk dan keluar, Sobat Folio juga harus paham kebutuhan bisnis secara menyeluruh.
Sayangnya, tidak sedikit pelaku usaha baru menyadari arti penting manajemen inventaris setelah muncul kendala. Misalnya, stok yang menumpuk dan tidak terjual, barang habis ketika permintaan tinggi, hingga kekeliruan pencatatan yang berujung pada kerugian.
Semua masalah tersebut seharusnya dapat dicegah jika Sobat Folio menerapkan sistem manajemen inventaris usaha yang tepat sejak awal. Bagaimana caranya? Mari kita bahas secara mendalam di sini.
Pentingnya Manajemen Inventaris Usaha
Manajemen inventaris usaha yang terkelola dengan baik memberikan dampak positif bagi keberlangsungan bisnis secara menyeluruh. Berikut ini beberapa alasan kenapa Sobat Folio harus menerapkan pengelolaan inventaris yang tepat:
Menjaga kelancaran operasional. Jika stok sudah sesuai dengan kebutuhan, proses produksi maupun penjualan tidak akan terganggu. Sebab, inventaris yang terkelola dengan baik membuat alur kerja jadi lebih mulus dan minim hambatan.
Mengelola kesehatan finansial. Inventaris berkaitan erat dengan arus kas. Stok menumpuk berarti modal kerja tertahan dalam bentuk barang, sehingga dana yang seharusnya bisa diputar jadi terhenti. Sebaliknya, stok terlalu sedikit bisa membuat kehilangan peluang penjualan. Melakukan manajemen inventaris usaha membantu memastikan ketersediaan stok terjaga, sehingga bisnis tetap sehat secara finansial.
Meningkatkan kepuasan pelanggan. Ketersediaan produk yang konsisten membuat pelanggan puas dan loyal. Mereka merasa kebutuhan terpenuhi tanpa harus menunggu lama atau mencari alternatif di kompetitor. Layanan yang baik juga berpotensi mendatangkan promosi gratis, yang sangat efektif bagi bisnis.
Menyediakan data untuk keputusan bisnis. Inventaris menjadi sumber data yang berharga. Dari laporan stok, Sobat Folio bisa mengetahui produk terlaris, tren musiman, hingga pola belanja pelanggan. Informasi ini bisa dimanfaatkan untuk membuat strategi pemasaran, menentukan periode diskon, hingga memutuskan waktu yang tepat untuk membuat produk baru.
Membantu menghadapi risiko pasar. Manajemen inventaris usaha yang dikelola dengan baik juga melindungi bisnis dari ketidakpastian pasar. Data ini memberikan gambaran berapa lama bisnis bisa bertahan dengan stok yang ada. Dengan begitu, Sobat Folio bisa menyusun rencana darurat lebih cepat dan efisien.
Cara Mengelola Inventaris Usaha dengan Tepat dan Efektif
Manajemen inventaris usaha harus dilakukan dengan sistematis. Jika hanya mengandalkan kebiasaan tanpa prosedur yang jelas, risiko kesalahan justru akan semakin besar. Supaya hal tersebut tidak terjadi, berikut ini panduan mengelola inventaris dengan efektif yang dapat Sobat Folio terapkan:
1. Kenali Jenis Inventaris Usaha
Pertama, pahami apa saja yang termasuk dalam inventaris. Karena, inventaris tidak cuma produk yang siap untuk dijual, tapi juga termasuk bahan baku, barang dalam proses, serta barang pelengkap atau pembantu.
- Bahan baku harus dijaga ketersediaannya agar produksi tidak terhenti. Misalnya, toko roti wajib memastikan stok tepung dan gula cukup.
- Barang dalam proses memberi gambaran apakah jalur produksi berjalan lancar. Jika banyak barang tertahan di tahap ini, mungkin ada hambatan di lini produksi.
- Barang jadi adalah aset utama yang menghasilkan omzet. Ketersediaannya harus dipantau dengan ketat agar tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan stok.
-
Barang pembantu, meski sering dianggap sepele, barang pembantu justru sangat berpengaruh pada kelancaran operasional. Misalnya, kekurangan tinta printer atau oli mesin bisa mengganggu alur kerja.
2. Pilih Metode Pencatatan Inventaris yang Tepat
Metode pencatatan menentukan cara Sobat Folio menilai stok dan biaya persediaan. Ada tiga metode yang umum digunakan, yaitu:
- FIFO (First-In, First-Out): Barang yang lebih dulu masuk harus lebih dulu keluar. Cocok untuk produk dengan masa kedaluwarsa, karena menjamin barang lama tidak tertinggal di gudang.
- LIFO (Last-In, First-Out): Barang terakhir yang masuk dijual lebih dulu. Biasanya dipakai saat harga bahan baku fluktuatif, karena membantu menekan pajak. Namun, metode ini kurang cocok untuk barang yang mudah rusak.
- Average (Rata-Rata): Nilai stok dihitung dari harga rata-rata pembelian. Sederhana dan cocok untuk usaha dengan barang seragam, seperti alat tulis atau fashion.
Metode yang Sobat Folio pilih akan memengaruhi laporan keuangan, laba rugi, hingga strategi harga. Karena itu, tentukan sejak awal dan gunakan secara konsisten.
3. Tentukan Sistem Pencatatan Inventaris
Setelah menentukan metode, langkah berikutnya adalah memilih sistem pencatatan. Ada dua versi pencatatan yang bisa dipilih, yaitu:
- Manual: Cocok untuk usaha kecil dengan jumlah barang terbatas. Biayanya murah dan fleksibel, namun rawan kesalahan jika volume transaksi meningkat.
- Otomatis: Menggunakan software atau aplikasi yang terintegrasi dengan sistem penjualan. Data diperbarui secara real-time, lebih akurat, dan menghemat tenaga.
Jika berniat mengembangkan usaha, sebaiknya gunakan sistem otomatis. Meski butuh investasi awal, manfaat jangka panjangnya jauh lebih besar, terutama dalam hal efisiensi dan akurasi.
4. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Stock opname adalah pengecekan fisik barang di gudang untuk memastikan data sesuai dengan catatan. Proses ini bisa dilakukan mingguan, bulanan, atau per kuartal tergantung skala usaha.Selain mendeteksi kehilangan atau kerusakan, stock opname juga membantu mengevaluasi tata letak gudang.
Misalnya, apakah barang yang sering keluar sudah ditempatkan di lokasi yang mudah dijangkau, atau apakah terdapat produk yang sering tertimbun dan terlupakan. Dengan rutinitas ini, Sobat Folio dapat menjaga transparansi dan keakuratan data, sekaligus memperkuat kontrol terhadap aset bisnis.
5. Analisis Data Inventaris
Dalam menerapkan manajemen inventaris usaha yang tepat, Sobat Folio tidak boleh lupa untuk melakukan analisis data. Sebab, melalui data tersebut, Sobat Folio bisa mengetahui beberapa hal berikut ini:
- Produk apa yang paling laku dan perlu restock lebih cepat.
- Produk mana yang kurang diminati sehingga bisa dikurangi atau dihentikan.
- Tren penjualan musiman yang bisa dimanfaatkan untuk strategi promosi.
Misalnya, jika produk A selalu habis dalam dua minggu, berarti perlu adanya stok ekstra. Sebaliknya, produk B yang jarang keluar bisa dipromosikan dengan diskon, bundling, atau dihapus dari katalog. Melalui analisis ini, Sobat Folio dapat mengoptimalkan perputaran barang, meningkatkan keuntungan, dan menghindari modal yang terjebak dalam stok mati.
6. Manfaatkan Teknologi untuk Efisiensi
Teknologi adalah alat penting dalam manajemen inventaris modern. Software inventaris atau aplikasi POS (Point of Sale) memungkinkan Sobat Folio untuk:
- Mencatat barang masuk dan keluar secara otomatis.
- Melihat stok real-time tanpa harus ke gudang.
- Mendapatkan notifikasi ketika stok menipis.
- Menghasilkan laporan otomatis untuk evaluasi bisnis.
Bahkan, beberapa sistem bisa diakses dari smartphone, sehingga Sobat Folio tetap bisa mengontrol stok meski sedang tidak berada di lokasi usaha. Dengan teknologi, pekerjaan yang biasanya memakan waktu berjam-jam bisa selesai dalam hitungan menit.
Manajemen inventaris usaha adalah dasar penting untuk keberlangsungan bisnis. Dengan sistem yang rapi, metode pencatatan yang tepat, serta pemanfaatan teknologi, Sobat Folio bisa menghindari kerugian sekaligus meningkatkan keuntungan.
Supaya manajemen inventaris usaha lebih optimal, Sobat Folio bisa mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi kasir Folio POS. Fitur seperti pencatatan stok, transaksi, dan rekap penjualan akan memudahkan Sobat Folio mengelola inventaris.
Folio POS juga cocok untuk bisnis ritel, grosir, FnB, hingga bisnis jasa seperti bengkel, salon, spa, carwash, hingga barbershop.
Coba gratis sekarang!
