Inventory bahan baku adalah sistem yang membantu bisnis mencatat, mengelola, dan memantau bahan yang digunakan untuk menghasilkan produk atau layanan. Dengan pengelolaan yang tepat, bisnis dapat mengetahui biaya produksi, mengontrol persediaan, dan mengurangi risiko kehabisan stok.
Manfaat inventory bahan baku:
- Mengetahui modal setiap produk secara lebih akurat.
- Memantau stok bahan baku secara real-time.
- Mengurangi risiko stockout.
- Membantu menentukan harga jual
- Mengoptimalkan efisiensi operasional
Pemilik bisnis bisa mengetahui berapa produk yang terjual setiap hari, tetapi ini yang menarik:
mereka belum tentu tahu berapa biaya yang sebenarnya dikeluarkan untuk menghasilkan setiap produk tersebut.
Situasi ini sering terjadi pada berbagai jenis usaha yang bergantung pada bahan baku, seperti restoran dan cafe, salon dan spa, toko parfum, hingga bisnis autocare. Ketika penggunaan bahan baku tidak tercatat dengan baik, ini yang sering terjadi:
- Sulit mengetahui modal sebenarnya dari setiap produk.
- Kesulitan menentukan harga jual yang menguntungkan.
- Kehabisan stok bahan baku saat permintaan meningkat.
- Pembelian bahan baku yang kurang terencana.
- Pemborosan yang tidak terdeteksi.
Akibatnya, keputusan bisnis sering kali dibuat berdasarkan perkiraan, bukan data aktual.
Apa Itu Inventory Bahan Baku?
Inventory bahan baku adalah proses pencatatan, pemantauan, dan pengelolaan seluruh bahan yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk atau layanan. Dalam praktiknya, inventory bahan baku tidak hanya berfungsi untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia.
Sistem ini juga membantu bisnis memahami hubungan antara penggunaan bahan, biaya produksi, dan profitabilitas usaha. Dengan pengelolaan yang baik, bisnis dapat:
- Mengetahui kebutuhan bahan untuk setiap produk.
- Mengontrol penggunaan bahan baku.
- Menghitung biaya produksi secara lebih akurat.
- Memantau ketersediaan stok.
- Merencanakan pembelian bahan dengan lebih baik.
Menurut IBM,
inventory management membantu bisnis menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan efisiensi biaya operasional.
Tantangan Mengelola Bahan Baku Secara Manual
Seiring pertumbuhan bisnis, pencatatan manual tidak lagi mampu mengikuti kompleksitas operasional sehari-hari. Semakin banyak produk yang dijual dan semakin tinggi frekuensi transaksi, semakin besar pula risiko kesalahan yang dapat terjadi.
1. Tidak Tahu Modal Sebenarnya dari Setiap Produk
Faktanya: pemilik usaha kerap kali menentukan harga jual suatu produk dan layanan hanya berdasarkan perkiraan atau pengalaman. Padahal setiap produk memiliki komposisi bahan yang berbeda-beda dan harga bahan baku dapat berubah sewaktu-waktu.
Sebagai contoh, satu gelas kopi susu membutuhkan:
- Espresso beans
- Fresh milk
- Gula aren
- Cup kemasan
Tanpa pencatatan yang jelas, biaya aktual per produk akan sulit diketahui dan margin keuntungan menjadi tidak terukur.
2. Persediaan Bahan Baku Sulit Dipantau
Masalah stok biasanya baru disadari ketika bahan sudah hampir habis atau bahkan sudah tidak tersedia. Dampaknya bisa berupa:
- Pelayanan terhambat.
- Kehilangan peluang penjualan.
- Pembelian mendadak dengan harga lebih tinggi.
- Pengalaman pelanggan yang kurang baik.
Shopify menyebutkan, pengelolaan
raw materials inventory yang baik membantu bisnis mengurangi risiko stockout dan meningkatkan efisiensi operasional.
3. Data Stok dan Kondisi Aktual Tidak Sinkron
Kesalahan pencatatan manual dapat menyebabkan perbedaan antara stok fisik dan data yang tercatat. Ketika data tidak akurat, keputusan pembelian maupun perencanaan operasional menjadi kurang optimal.
Coba perhatikan ilustrasi berikut ini:
Sebuah coffee shop yang menjual 250–300 gelas kopi per hari dapat menghabiskan puluhan liter susu dalam satu minggu.
Jika penggunaan susu tidak tercatat secara konsisten, selisih penggunaan beberapa persen saja dapat berdampak pada biaya operasional bulanan dan margin keuntungan.
Situasi serupa juga dapat terjadi pada:
- Salon yang menggunakan produk treatment setiap hari.
- Toko parfum yang mengelola berbagai campuran bahan.
- Autocare yang menggunakan shampoo, wax, dan cairan detailing secara rutin.
Catatan: ilustrasi ini digunakan untuk menggambarkan tantangan pengelolaan bahan baku dan bukan representasi dari bisnis tertentu.
Bagaimana Fitur Inventory Bahan Baku Membantu?
Penggunaan aplikasi kasir digital dengan fitur inventory bahan baku dapat membantu mengatasi kendala yang dialami pemilik bisnis untuk menghitung modal dan mengelola stok lebih akurat.
Folio POS adalah salah satu rekomendasi yang bisa kamu coba.
Aplikasi kasir Folio membantu bisnis mengelola bahan baku secara lebih terstruktur melalui sistem yang menghubungkan data inventori, pembelian bahan, penggunaan bahan, hingga penjualan produk. Fitur utamanya termasuk:
1. Tambah dan Kelola Data Bahan Baku
Mulai dengan mencatat seluruh bahan baku yang digunakan dalam bisnis. Data yang dapat dicatat meliputi:
- Nama bahan baku
- Satuan penggunaan
- Harga pembelian
- Informasi stok
2. Atur Stok Awal Bahan Baku
Setelah menambahkan informasi bahan baku, kamu bisa menentukan stok awal yang tersedia sehingga data persediaan lebih akurat sejak awal. Manfaatnya:
- Mengurangi selisih stok.
- Membantu stock opname.
- Memberikan gambaran yang lebih baik terhadap persediaan.
3. Kelola Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku
Folio membantu mencatat proses pembelian bahan baku secara lebih terstruktur. Saat menerima bahan baku, kamu bisa langsung mencatat:
- Jumlah diterima.
- Diskon pembelian.
- Tanggal kadaluarsa (jika diperlukan).
Dengan begitu, seluruh riwayat pembelian dan penerimaan bahan lebih mudah ditelusuri.
4. Buat Formula atau Komposisi Produk
Hubungkan bahan baku dengan produk yang dijual untuk menentukan kebutuhan bahan dalam setiap produk. Contoh:
Produk: Kopi Susu Aren
Komposisi:
- Espresso Beans 18 gram
- Fresh Milk 180 ml
- Gula Aren 20 ml
- Cup 16 oz 1 pcs
5. Pengurangan Bahan Baku Otomatis saat Produk Terjual
Salah satu manfaat terbesar dari fitur ini adalah kemampuan menghubungkan transaksi penjualan dengan penggunaan bahan baku. Ketika produk terjual:
- Stok bahan baku berkurang otomatis.
- Penggunaan bahan tercatat lebih akurat.
- Risiko lupa mencatat penggunaan bahan dapat diminimalkan.
Hal ini membantu bisnis menjaga akurasi stok tanpa harus melakukan pencatatan manual setiap kali terjadi transaksi.
Cocok untuk Berbagai Jenis Bisnis
Mengelola bahan baku menggunakan spreadsheet memang memungkinkan untuk bisnis skala kecil. Namun, saat jumlah produk, transaksi, dan kebutuhan operasional bertambah, proses manual menjadi semakin sulit dipertahankan. Dengan software inventory bahan baku dari
Folio POS, kamu dapat:
- Mengelola bahan baku dalam satu sistem.
- Menghubungkan bahan baku dengan produk yang dijual.
- Mengetahui estimasi biaya produk.
- Memantau stok dengan lebih mudah.
- Mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
- Mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Fitur ini juga efektif untuk pengelolaan berbagai jenis bisnis, terutama:
- Restoran dan cafe. Kelola bahan makanan, minuman, dan kebutuhan dapur lain dengan lebih terstruktur.
- Salon dan spa. Pantau penggunaan produk treatment dengan lebih akurat.
- Toko parfum. Kelola bibit parfum, alkohol, fixative, dan bahan pendukung lainnya dalam satu sistem.
- Autocare dan carwash. Kontrol penggunaan sampo, wax, tire shine, dan bahan detailing lainnya lebih mudah.
Pelajari Solusi Inventory Bahan Baku Sesuai Jenis Bisnis
Setiap industri memiliki tantangan pengelolaan bahan baku yang berbeda. Karena itu, Folio menyediakan solusi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional berbagai jenis usaha.
Baca juga:
Siap Mengelola Bahan Baku Lebih Efisien?
Pertumbuhan bisnis membutuhkan data yang akurat, termasuk dalam pengelolaan bahan baku. Melalui
fitur Inventory Bahan Baku aplikasi kasir Folio, kamu bisa lebih mudah mengelola persediaan, menghitung modal produk, mengontrol penggunaan bahan, hingga memantau stok dalam satu sistem yang terintegrasi.
Coba gratis atau konsultasikan kebutuhan bisnis kamu langsung dengan
tim support Folio. Yuk, daftarkan bisnismu sekarang!
FAQ
1. Apa itu inventory bahan baku?
Inventory bahan baku adalah proses pencatatan dan pengelolaan bahan yang digunakan untuk menghasilkan produk atau layanan.
2. Mengapa bisnis perlu mengelola bahan baku dengan sistem?
Karena sistem membantu mengurangi risiko kehabisan stok, meminimalkan pemborosan, dan mendukung perhitungan biaya produksi yang lebih akurat.
3. Apakah inventory bahan baku membantu menghitung modal produk?
Ya. Dengan mengetahui jumlah bahan yang digunakan dan harga setiap bahan, bisnis dapat memperkirakan biaya produksi secara lebih jelas.
4. Apakah stok bahan baku dapat berkurang otomatis saat produk terjual?
Ya. Melalui pengaturan formula produk, penggunaan bahan baku dapat dicatat berdasarkan transaksi yang terjadi.
5. Bisnis apa saja yang cocok menggunakan fitur inventory bahan baku?
Restoran, cafe, salon, spa, toko parfum, bakery, laundry, hingga bisnis autocare.
6. Bagaimana inventory bahan baku membantu mengurangi pemborosan?
Dengan pencatatan penggunaan bahan yang lebih terukur sehingga bisnis dapat mengetahui pola konsumsi bahan baku.
7. Kapan bisnis sebaiknya mulai menggunakan sistem inventory bahan baku?
Ketika jumlah produk, layanan, atau transaksi mulai meningkat dan pencatatan manual mulai sulit dikelola.
