Sobat Folio pasti setuju, menjaga kelancaran bisnis bukan hanya soal menjual produk, tetapi juga memastikan stock taking dilakukan secara rutin agar persediaan selalu tercatat dengan benar. Pasalnya, tidak sedikit pelaku usaha menghadapi masalah serius ketika stok tidak terkontrol, mulai dari pembelian berlebihan, kekurangan barang, hingga laporan keuangan yang tidak akurat.
Jika tidak segera ditangani, kondisi ini dapat mengurangi potensi keuntungan sekaligus menimbulkan kerugian yang sebenarnya bisa dihindari. Artikel ini akan membahas secara mendetail mengenai stock taking, mulai dari pengertian, manfaat, hingga perbedaannya dengan stock opname.
Apa Itu Stock Taking?
Stock taking adalah proses menghitung jumlah fisik barang di gudang maupun toko agar sesuai dengan catatan sistem. Kegiatan ini dilakukan secara berkala untuk memastikan informasi persediaan akurat. Dengan begitu, risiko kerugian akibat kesalahan pencatatan bisa ditekan.
Berbeda dengan stock opname yang lebih umum dipakai saat audit, stock taking berfokus pada kebutuhan operasional sehari-hari. Melalui proses ini, pemilik usaha dapat melihat kondisi stok secara nyata dan mengambil keputusan bisnis lebih cepat. Hal ini sangat penting terutama di sektor dengan perputaran barang cepat seperti ritel atau restoran.
Inti utama stock taking adalah menjaga akurasi persediaan agar kegiatan operasional tidak terganggu, sementara stock opname lebih diarahkan pada audit, laporan keuangan, dan evaluasi manajemen jangka panjang. Dari segi frekuensi, stock taking biasanya dilakukan lebih sering sesuai kebutuhan, sedangkan stock opname umumnya setahun sekali atau pada momen tertentu.
Perbedaan Stock Taking dan Stock Opname
Meskipun berkaitan dengan pencatatan persediaan, stock taking dan stock opname punya fungsi dan tujuan yang berbeda. Berikut ini perbedaan stock taking dan stock opname yang penting untuk Sobat Folio ketahui:
1. Tujuan Utama
Perbedaan pertama ada pada tujuan utamanya. Stock taking berfokus pada kebutuhan operasional sehari-hari, yaitu memastikan jumlah barang fisik sesuai dengan catatan sistem agar proses penjualan, pembelian, dan distribusi tetap lancar.
Sementara itu, stock opname lebih diarahkan pada tujuan akuntansi dan audit. Proses ini digunakan untuk memverifikasi laporan keuangan perusahaan serta memastikan aset tercatat dengan benar.
2. Frekuensi Pelaksanaan
Stock taking dan stock opname juga berbeda dari frekuensi pelaksanaannya. Stock taking biasanya dilakukan dalam frekuensi yang lebih sering, misalnya mingguan, bulanan, atau sesuai kebutuhan. Berbeda dengan stock opname yang dilakukan pada jangka waktu yang lebih panjang, misalnya saat momen tertentu atau ketika ada pemeriksaan internal.
3. Cakupan Pengecekan
Perbedaan stock taking dan stock opname berikutnya ada pada cakupan pengecekannya. Stock taking bisa dilakukan secara menyeluruh atau sebagian pada kelompok barang tertentu sesuai kebutuhan operasional. Sedangkan stock opname hampir selalu mencakup semua persediaan, sehingga hasil audit lebih menyeluruh dan akurat.
Manfaat Melakukan Stock Taking
Melakukan stock taking tidak hanya menghitung barang di gudang. Masih banyak manfaat lain yang bisa diperoleh bagi pemilik bisnis dengan melakukan stock taking, di antaranya:
1. Memastikan Ketersediaan Stok yang Akurat
Stock taking membantu membandingkan catatan sistem dengan kondisi fisik di gudang. Perbedaan akibat retur, kerusakan, atau salah pencatatan bisa segera ditemukan dan diperbaiki. Dengan pengecekan rutin, risiko overstock maupun understock dapat ditekan, sehingga keputusan bisnis lebih tepat.
2. Menemukan Perbedaan Stok
Selisih stok sangat mungkin terjadi karena pencatatan kurang tepat, barang hilang atau rusak. Tanpa stock taking, perbedaan ini sulit terdeteksi. Sebaliknya, melalui pengecekan langsung, pemilik usaha dapat menemukan selisih lebih cepat, mencari penyebabnya, dan mencegah kerugian lebih besar.
3. Menjaga Keseimbangan Stok
Stok berlebih (overstock) maupun stok kurang (understock) sama-sama merugikan bisnis karena memengaruhi arus kas dan kepuasan pelanggan. Dengan stock taking, pemilik usaha bisa mengetahui jumlah persediaan sebenarnya dan menyusun strategi pembelian maupun promosi dengan lebih tepat.
4. Membantu Pengambilan Keputusan Bisnis
Keputusan bisnis sebaiknya berbasis data, bukan hanya prediksi atau perkiraan. Inilah pentingnya melakukan stock taking, karena menyediakan informasi persediaan yang valid sehingga pemilik usaha bisa menentukan kapan harus restock, produk mana yang perlu ditingkatkan, hingga strategi penjualan yang paling efektif.
5. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Stock taking adalah perhitungan barang yang membuat alur kerja bisnis lebih rapi. Risiko kesalahan pengiriman maupun pemenuhan pesanan bisa ditekan, gudang lebih tertata, dan produk yang jarang bergerak bisa segera teridentifikasi. Hasilnya, biaya operasional lebih efisien dan keuntungan meningkat.
6. Membangun Kepercayaan Pelanggan
Stok yang akurat membuat pelanggan merasa puas karena produk yang mereka perlukan tersedia tepat pada waktunya. Stock taking mendukung pelayanan yang lebih profesional, yang berujung pada meningkatnya kepercayaan pelanggan, dan mendorong terbentuknya loyalitas jangka panjang.
7. Mendukung Audit serta Laporan Keuangan
Data hasil stock taking sangat penting untuk audit maupun laporan keuangan. Catatan stok yang konsisten mempermudah verifikasi aset perusahaan, meningkatkan transparansi, sekaligus memperkuat kredibilitas bisnis di mata auditor maupun investor.
Kelola Stok Lebih Mudah dengan Folio POS
Sobat Folio, jelas bahwa stock taking adalah proses pencatatan yang berperan besar dalam menjaga persediaan tetap terkontrol sehingga bisnis berjalan lancar. Sayangnya, jika dilakukan manual, proses ini bisa memakan waktu lama dan rawan kesalahan.
Agar lebih efisien, pelaku usaha bisa memanfaatkan aplikasi kasir digital seperti Folio POS. Aplikasi ini memudahkan pencatatan stok, menemukan selisih dengan lebih cepat, hingga menyusun laporan keuangan secara otomatis.
Semua bisa diakses kapan saja secara akurat dan praktis. Penggunaannya juga mudah, dan bisa untuk bisnis ritel, toko, FnB, hingga layanan seperti bengkel, carwash, barbershop, spa, salon, hingga pet shop. Cari tahu lebih lanjut,
coba gratis Folio POS sekarang!
