Aplikasi stok barang membantu bisnis mencatat dan memantau persediaan, mulai dari stok masuk, stok keluar, penerimaan barang, stock opname, hingga laporan pergerakan produk. Aplikasi yang terintegrasi dengan kasir dapat memperbarui stok berdasarkan transaksi secara otomatis. Saat memilih aplikasi, perhatikan fitur stok real-time, notifikasi stok minimum, stock opname, laporan, import produk, pengelolaan supplier, multi-outlet, serta kemampuan menangani jumlah SKU sesuai kebutuhan bisnis.
Stok barang bisa terlihat aman di catatan, tetapi kondisi di toko berkata lain. Produk yang seharusnya masih tersedia ternyata sudah habis, sementara barang yang menumpuk di gudang justru tidak kunjung terjual. Kalau selisih seperti ini sering terjadi, masalahnya mungkin bukan pada jumlah barang, melainkan pada cara kamu mengelola stok.
Apalagi ketika SKU dan transaksi terus bertambah. Mengandalkan catatan manual akan membuat kamu semakin sulit memantau bisnis. Memanfaatkan aplikasi stok barang jadi opsi tepat untuk mencatat stok lebih akurat. Tidak cuma itu, aplikasi inventori juga memudahkan kamu mengetahui stok tersedia, menipis, hingga kapan waktunya restock.
Apa Itu Aplikasi Stok Barang?
Aplikasi stok barang adalah software yang digunakan untuk mencatat, memantau, dan mengelola persediaan dalam bisnis. Data yang dikelola dapat mencakup stok awal, barang masuk, barang keluar, penerimaan dari supplier, retur, penyesuaian stok, hingga riwayat pergerakan produk.
Sistem inventory modern juga membantu bisnis mengetahui jumlah stok tersedia dan menentukan kapan persediaan perlu ditambah. Dalam pengelolaan inventory, keputusan mengenai berapa banyak barang yang perlu dipesan dan kapan harus melakukan pemesanan kembali merupakan bagian penting dari perencanaan persediaan.
Jika aplikasi stok terintegrasi dengan kasir, data transaksi penjualan juga dapat langsung memengaruhi jumlah persediaan. Kamu tidak perlu mencatat transaksi di satu tempat lalu memperbarui stok secara manual di tempat lain.
Kenapa Bisnis Membutuhkan Aplikasi Stok?
Semakin banyak produk dijual, maka semakin besar pula kebutuhan untuk memiliki data persediaan yang akurat. Ini tanda kalau bisnis perlu memakai aplikasi stok barang yang bisa kamu perhatikan:
1. Mengurangi Kesalahan Pencatatan
Pencatatan manual membuat kamu harus memperbarui jumlah stok setiap kali ada transaksi, barang masuk, retur, atau penyesuaian. Kalau ada satu transaksi yang lupa dicatat, data persediaan dapat berbeda dari kondisi sebenarnya. Aplikasi stok barang bisa membantu mengurangi pekerjaan input berulang, terutama jika stok terhubung langsung dengan transaksi penjualan.
2. Mengetahui Stok yang Tersedia
Kamu tidak perlu selalu mengecek rak atau gudang untuk mengetahui jumlah produk yang tercatat dalam sistem. Informasi stok yang mudah dipantau membantu menentukan produk mana yang masih tersedia, mulai menipis, atau perlu segera dipesan kembali.
3. Menghindari Kehabisan atau Kelebihan Stok
Stok terlalu sedikit membuat pelanggan sulit untuk menemukan barang yang mereka cari. Sebaliknya, terlalu banyak persediaan dapat membuat modal tertahan pada produk yang belum terjual. Data stok membantu kamu membuat keputusan pembelian dari kondisi persediaan dan pergerakan barang, bukan sekadar perkiraan.
Pengelolaan inventory yang terhubung dengan data penjualan juga membantu bisnis tahu produk yang perlu dipesan kembali, didiskon, atau dikurangi persediaannya. Ini semakin penting ketika jumlah produk dan kanal penjualan bertambah.
4. Mempercepat Stock Opname
Stock opname dilakukan dengan mencocokkan jumlah barang secara fisik dengan data dalam sistem. Jika dilakukan manual, prosesnya jadi lebih lama, terutama ketika bisnis punya lebih banyak SKU. Sistem digital dapat membuat pencatatan hasil penghitungan dan penyesuaian stok menjadi lebih terstruktur.
Oracle juga menjelaskan,
cycle counting dapat digunakan untuk menjaga akurasi catatan inventory dengan membandingkan jumlah yang tercatat dalam sistem dengan jumlah fisik. Kalau kamu ingin memperdalam prosesnya, kamu bisa membaca
panduan cara mencatat stok barang dengan benar.
Fitur Aplikasi Stok Barang yang Wajib Ada
Memilih aplikasi jangan hanya berdasarkan nama atau harga. Perhatikan apakah fitur yang tersedia benar-benar membantu alur persediaan sehari-hari.
1. Stok Real-Time dan Otomatis
Setiap transaksi penjualan sebaiknya langsung memperbarui jumlah stok. Begitu juga saat ada barang yang diterima dari supplier. Dengan pembaruan otomatis, kamu tidak perlu mengurangi atau menambahkan stok secara manual setelah transaksi selesai.
Sistem inventory yang terhubung dengan POS juga memungkinkan perubahan stok sesuai dengan aktivitas penjualan. Pada sistem retail modern, pencatatan stok dapat diperbarui berdasarkan transaksi POS sehingga data persediaan lebih mudah dipantau.
2. Notifikasi Stok Menipis
Aplikasi stok barang terbaik sebaiknya memungkinkan kamu menentukan batas minimum persediaan. Ketika stok suatu produk mencapai batas tersebut, sistem dapat memberikan pengingat sehingga kamu bisa segera mempertimbangkan restock.
Penentuan batas minimum juga perlu disesuaikan dengan kecepatan penjualan dan waktu yang dibutuhkan supplier untuk mengirimkan barang. Dalam sistem inventory,
reorder point dan safety stock digunakan untuk membantu menentukan kapan persediaan perlu diisi kembali.
3. Stock Opname Digital
Stock opname membantu menemukan selisih antara stok fisik dan data dalam sistem. Dari aplikasi, hasil penghitungan dapat dicatat secara digital sehingga proses penyesuaian lebih mudah ditelusuri. Untuk bisnis dengan banyak produk, pencatatan secara berkala juga membantu menjaga akurasi inventory.
Kamu tidak harus selalu menunggu akhir tahun untuk mengecek seluruh stok. Metode cycle counting memungkinkan bisnis menghitung sebagian barang berdasarkan jadwal tertentu untuk menjaga akurasi data inventory.
4. Laporan Stok
Laporan stok bantu kamu memahami kondisi persediaan tanpa harus mengecek setiap produk satu per satu. Beberapa informasi yang berguna antara lain:
- jumlah stok saat ini;
- stok masuk dan keluar;
- riwayat pergerakan produk;
- stok awal dan akhir;
- produk yang mendekati batas minimum;
- penyesuaian stok.
Semakin lengkap informasi yang tersedia, semakin mudah kamu menentukan produk yang perlu dibeli kembali atau ditindaklanjuti.
5. Import Produk Secara Massal
Jika bisnis memiliki ratusan hingga ribuan SKU, memasukkan produk satu per satu tentu tidak efisien. Fitur import melalui Excel dapat membantu memasukkan data produk secara massal.
Ini berguna ketika pertama kali berpindah dari pencatatan manual ke aplikasi atau ketika database produk perlu diperbarui dalam jumlah besar. Pengelolaan SKU yang konsisten juga penting karena SKU menjadi salah satu dasar untuk melacak produk dalam inventory retail.
6. Pengelolaan Supplier dan Penerimaan Barang
Alur stok tidak berhenti setelah barang terjual. Kamu juga perlu mencatat dari mana barang diperoleh dan kapan barang diterima. Aplikasi yang mendukung pengelolaan supplier membantu mencatat pemesanan, penerimaan barang, hingga pengembalian ke supplier. Dengan begitu, penambahan dan pengurangan stok tetap memiliki riwayat yang jelas.
7. Perhitungan HPP
Untuk bisnis yang perlu mengetahui harga pokok penjualan, perhitungan HPP menjadi bagian penting dari pengelolaan inventory. Aplikasi memudahkan kamu menghitung HPP berdasarkan data pembelian dan stok melalui metode moving average dan FIFO (First In, First Out).
Moving average menggunakan rata-rata biaya persediaan, sedangkan FIFO menggunakan prinsip bahwa barang yang masuk lebih dahulu diperhitungkan lebih dahulu.
8. Multi-Outlet dan Transfer Stok
Bisnis dengan beberapa toko membutuhkan visibilitas stok di setiap lokasi. Aplikasi stok yang mendukung multi-outlet memudahkan memisahkan stok berdasarkan toko sekaligus mencatat perpindahan barang antaroutlet atau gudang. Fitur ini membuat transfer stok tidak perlu dicatat menggunakan spreadsheet terpisah.
Cara Memilih Aplikasi Stok Barang
Setelah mengetahui fitur penting aplikasi stok barang, sekarang tinggal menyesuaikannya dengan kebutuhan bisnis. Begini caranya:
1. Sesuaikan dengan Jumlah SKU
Hitung berapa banyak produk yang kamu kelola saat ini dan pertimbangkan kemungkinan jumlahnya bertambah. Bisnis dengan banyak SKU membutuhkan aplikasi yang mampu menampung katalog besar serta menyediakan cara cepat untuk menambahkan produk.
Jangan hanya melihat jumlah SKU maksimum. Perhatikan juga apakah sistem mendukung varian, barcode, kategori, satuan, dan import produk secara massal.
2. Pilih yang Terintegrasi dengan Kasir
Jika menggunakan aplikasi kasir dan aplikasi inventory secara terpisah, setiap transaksi berpotensi membutuhkan input ulang. Sistem kasir dan stok yang terintegrasi membuat transaksi penjualan sekaligus memperbarui persediaan sehingga membantu mengurangi pekerjaan administratif dan menjaga data tetap sinkron.
3. Perhatikan Fitur Laporan
Jangan memilih aplikasi hanya karena bisa menampilkan angka stok. Periksa apakah laporan dapat membantu kamu melihat pergerakan barang, mengetahui produk yang cepat atau lambat terjual, serta menemukan stok yang perlu ditindaklanjuti. Data tersebut akan lebih berguna ketika dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan keputusan pembelian.
4. Cek Kemudahan Stock Opname
Stock opname tetap diperlukan meskipun stok sudah diperbarui otomatis. Sistem real-time membantu mencatat transaksi, tetapi kondisi fisik barang tetap perlu diperiksa. Jika terdapat selisih, kamu perlu cara yang mudah untuk mencatat dan menyesuaikannya. Pilih aplikasi yang membuat proses tersebut tidak lebih rumit daripada pencatatan manual.
5. Pertimbangkan Jumlah Outlet
Jika bisnis hanya memiliki satu toko, kebutuhan inventory mungkin masih sederhana. Namun, jika kamu sudah memiliki beberapa cabang atau berencana melakukan ekspansi, pertimbangkan aplikasi yang mendukung multi-outlet sejak awal. Dengan begitu, data stok setiap lokasi dapat dikelola dalam sistem yang sama.
6. Cek Perangkat yang Didukung
Pertimbangkan juga bagaimana aplikasi akan digunakan oleh tim. Apakah bisa diakses melalui perangkat yang tersedia? Apakah ada versi web atau mobile? Apakah data dapat dipantau oleh pemilik bisnis ketika sedang berada di luar toko? Semakin sesuai aplikasi dengan kebiasaan kerja tim, semakin besar kemungkinan sistem tersebut benar-benar digunakan secara konsisten.
7. Bandingkan Harga dengan Fitur
Aplikasi termurah belum tentu menjadi pilihan paling hemat. Bandingkan biaya dengan fitur yang benar-benar kamu perlukan, jumlah pengguna, jumlah outlet, kapasitas produk, layanan support, dan kebutuhan bisnis dalam beberapa tahun ke depan. Dengan cara ini, kamu tidak membayar fitur yang tidak digunakan atau justru harus berganti aplikasi ketika bisnis berkembang.
Aplikasi Stok Barang untuk UMKM dan Retail
Kebutuhan inventory setiap bisnis berbeda. Berikut beberapa contoh bisnis yang dapat terbantu dengan aplikasi pengelolaan stok.
1. Toko Retail
Toko retail perlu mengetahui barang yang tersedia karena transaksi terjadi setiap hari. Integrasi kasir dan inventory membantu setiap penjualan langsung tercermin dalam data stok. Pemilik toko juga dapat lebih mudah memantau produk yang perlu segera diisi kembali.
2. Toko Grosir
Toko grosir biasanya mengelola jumlah barang dan volume transaksi yang lebih besar. Fitur seperti supplier, penerimaan barang, banyak SKU, satuan produk, laporan stok, dan transfer stok dapat menjadi pertimbangan penting.
3. Minimarket
Minimarket memiliki banyak produk dengan pergerakan yang berbeda-beda. Karena itu, pencatatan stok yang akurat dibutuhkan agar barang di rak tetap tersedia tanpa membuat persediaan menumpuk. Untuk bisnis dengan banyak produk, sistem yang mendukung SKU, barcode, stok real-time, dan stock opname dapat membantu operasional lebih teratur.
4. Toko Fashion dan Aksesoris
Toko fashion dapat memiliki satu produk dengan banyak ukuran, warna, dan varian. Sistem SKU yang rapi membantu setiap varian dicatat secara terpisah sehingga kamu dapat mengetahui ukuran atau warna mana yang masih tersedia.
5. Bisnis Makanan dan Minuman
Bisnis F&B perlu memperhatikan jumlah persediaan sekaligus masa simpan bahan atau produk. Aplikasi stok membantu memantau persediaan dan membuat proses pengadaan lebih terencana. Untuk produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa, pengelolaan tanggal tersebut juga perlu diperhatikan agar barang tidak terlanjur rusak atau terbuang.
6. Bisnis dengan Beberapa Outlet
Ketika bisnis memiliki lebih dari satu lokasi, pengelolaan stok menjadi lebih kompleks. Pemilik perlu mengetahui persediaan di masing-masing outlet dan mencatat ketika barang dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain. Karena itu,
fitur multi-outlet dan transfer stok dapat menjadi pertimbangan penting.
Folio POS: Aplikasi Stok Barang Terintegrasi
Kalau kebutuhanmu bukan hanya mencatat stok, tetapi juga menghubungkan persediaan dengan transaksi penjualan,
Folio POS menawarkan satu sistem untuk kasir dan inventory.
Aplikasi kasir Folio mendukung pengelolaan hingga 20.000 SKU, sehingga dapat digunakan untuk bisnis dengan katalog produk cukup besar. Beberapa fitur inventory yang tersedia meliputi:
- Stok real-time, sehingga transaksi penjualan dapat memperbarui persediaan.
- Pengingat stok minimum, untuk membantu mengetahui produk yang perlu segera direstock.
- Stock opname digital, untuk mencocokkan data sistem dengan kondisi fisik.
- Laporan stok, untuk memantau kondisi dan pergerakan persediaan.
- Import produk melalui Excel, untuk mempercepat input produk dalam jumlah banyak.
- Pengelolaan supplier dan pemesanan barang, termasuk pencatatan penerimaan.
- Retur kepada supplier, agar pengurangan stok tetap tercatat.
- Perhitungan HPP, termasuk metode moving average dan FIFO.
- Transfer stok antar toko dan gudang, untuk bisnis dengan beberapa lokasi.
- Pengelolaan berbagai SKU dan varian produk, sesuai kebutuhan operasional toko.
Kalau ingin memahami lebih jauh bagaimana POS bekerja bersama inventory, kamu juga bisa membaca
apa itu sistem POS dan manfaatnya untuk bisnis.
Yuk, daftar atau
download Folio POS di Android dan
coba gratis 14 hari! Kalau masih punya pertanyaan atau ingin berdiskusi lebih lanjut,
chat tim support Folio!
FAQ
1. Apa itu aplikasi stok barang?
Aplikasi stok barang adalah software yang membantu bisnis mencatat, memantau, dan mengelola persediaan, mulai dari stok masuk dan keluar hingga stock opname dan laporan pergerakan barang.
2. Apa saja fitur aplikasi stok barang yang penting?
Fitur pentingnya yaitu stok real-time, pengingat stok minimum, stock opname, laporan stok, import produk massal, perhitungan HPP, dan dukungan multi-outlet.
3. Apa manfaat aplikasi stok barang untuk UMKM?
Aplikasi stok dapat membantu UMKM mengurangi pencatatan manual, mengetahui jumlah persediaan dengan lebih cepat, memantau stok yang menipis, melakukan stock opname, dan membuat keputusan pembelian berdasarkan data.
4. Apakah aplikasi stok barang bisa terintegrasi dengan kasir?
Bisa. Aplikasi kasir yang terintegrasi dengan inventory dapat memperbarui jumlah stok ketika terjadi transaksi penjualan.
5. Apakah stock opname masih diperlukan jika menggunakan aplikasi stok real-time?
Ya. Sistem real-time membantu mencatat transaksi dan perubahan stok, tetapi stock opname tetap berguna untuk mencocokkan data sistem dengan kondisi fisik barang.
